辦公設備管理制度通用

在生活中，制度起到的作用越來越大，制度是國家法律、法令、政策的具體化，是人們行動的準則和依據。那麼相關的制度到底是怎麼制定的呢？下面是小編為大家整理的辦公設備管理制度通用，歡迎閲讀，希望大家能夠喜歡。

辦公設備管理制度通用1

發文：

1、鋼結構工程分公司公文文號主要有“××字”、“××黨字” 、“××工字” 、“××團字”。

2、行文辦理程序包括擬稿、會籤、核稿、簽發、編印、校核、用印、登記、分發等，均要有相應人員簽字。

3、凡以公司名義上報的各項請示報告文件以及對外發出的正式文件，均按業務性質歸口，由主管部室的主辦人員起草擬稿，經本部室負責人核稿報呈公司領導簽發。如需其他部室會籤的'文件，由主管部室會同相關部室會籤，會籤後再報公司領導簽發。

4、擬稿需按照公司統一要求的格式，使用統一規定的發文稿紙，書寫清楚，並連同手稿、附件，經公司領導簽發後，由主管部室送綜合辦編髮公文文號並打印分發。

5、文件、資料、報表的打印，要嚴格按有關規定辦理，主管部室負責校對，公文應在最後打印打字員、校對員的姓名。

6、發文後，原稿連同附件交還主管部室，由專人負責保存、催辦、立卷和歸檔。

辦公設備管理制度通用2

關於部分設備設施存在閒置浪費現象的整改情況：

關於我公司固定電話使用效率低的現象，目前已進行了整改。通過整合辦公區域，實行業務部門集中辦公的方式，將原有的 部固定電話進行全面梳理，裁撤掉其中利用率較低的 部，將目前全公司使用的固定電話降低到 部。

關於辦公設備使用效率低現象的整改情況：

由於公司機構調整人員變動，公司原有人員 人，目前人員精簡至 人，致使部分辦公設備處於閒置狀態。目前已經對辦公設備中的電腦、打印機等辦公設備進行了統計，其中電腦固資帳上實有 台套，在用電腦 台套、劃撥園區服務公司 台套、閒置 台套。打印機固資賬上實有 台，在用 台、閒置 台（損壞，待修）。 年公司業務拓展預計引進部分相關人才，到時閒置辦公設備將配備給新進人員使用。剩餘辦公設備將按照《 公司固定資產管理制度》（ 發[20 ] 號）規定，結合實物情況履行封存、利舊、報廢等手續。

關於衞生間長流水現象的整改情況：

關於衞生間長流水現象，我公司第一時間進行了整改。於20 年 月底前將衞生間漏水部位進行了修復，已徹底解決了長流水現象。

關於實物資產管理及交接的整改情況：

針對人員變動、20 -20 年度實物資產交接手續不全現象，依據《 固定資產管理制度》（ 發[20 ] 號）、《 固定資產管理實施細則》（ 發[20 ] 號）要求，結合 實際擬重新修訂《 公司固定資產管理制度》（20 年印發）。目前公司已經擬定完成《 員工離職辦理的管理辦法》，完善人員變動情況下固定資產實物、交接、台賬等管理制度。

關於 產品積壓現象的'整改情況：

針對部分 產品庫存時間過長，貶值較多情況。辦公室與業務部門溝通，提出 產品處置辦法。對還有銷售價值的 產品，利用多種渠道拓寬銷路儘快使資金回籠。對於已無變現價值的 產品如活動定製產品、過期產品採取報廢處理。對 等具有一定保留價值但無變現價值的產品部分留存作為資料，剩餘採取報廢處理

關於無外聘員工管理辦法的整改情況：

根據《 人員招聘與配置管理制度》（ 發﹝20 ﹞號）及《勞務用工管理辦法》（ 發﹝20 ﹞ 號）的要求，結合我公司實際情況，修訂了《 人員招聘與配置管理制度》，完善了用工制度及勞務的日常管理。

關於實物資產交接手續缺失的整改情況：

根據《中華人民共和國勞動法》、《中華人民共和國勞動合同法》等相關法律法規，結合公司的實際情況，制定《 關於員工離職辦理的管理辦法》規定：解合人員（辭職、離職）均應向辦公室人事領取《離職/調離人員業務工作交接單》、《離職交接表》，按該清單要求，在離開公司之前辦完有關工作移交手續，其應領取的工資及離職證明，在所有手續辦妥後給予發放。

針對項目審批立項不到位的整改情況：

在建工程管理不到位，內部工程項目未見審批立項。制定 《立項審批制度》，並製作《項目立項風險評估研判逐級確認書》、《預算審批單》以及《立項流程圖》。

辦公設備管理制度通用3

銷燬：詳見附件《檔案鑑定與銷燬制度》。

二、

印信管理程序：

1、 分公司印鑑、介紹信及營業執照由綜合辦保管和使用，一切用印、開具介紹信、使用營業執照原件及複印件都要通過綜合辦。

2、 綜合辦要確保印信工作的正常開展，防止濫用和出現漏洞，加強對印鑑、介紹信及營業執照的管理。

3、 印信工作要根據情況、內容、範圍並且經過相應的批准手續及用印登記，方能辦理。

4、 分公司法人章由財務部保管，除與財務工作有關的用印外，其他用印需到綜合辦辦理有關用印手續。

5、 需使用營業執照原件或複印件的部室，應向綜合辦辦理有關審批及登記手續。營業執照原件借出原則上不得複印，並應及時歸還。複印件應加蓋公司公章並註明“僅限於……使用”字樣。

6、 介紹信開出，內容要明確具體，要填寫有效期限、介紹信編號及持有人姓名，介紹信正文與存根應一致，如介紹信開出後未用，應交回綜合辦，附於存根備查。

7、 介紹信持有人將介紹信遺失應及時報告，涉及重要事項，還應通知前往辦事的單位，以防事故。

8、 須嚴格遵守紀律不得開假證明和空白介紹信，如確因特殊情況需持空白介紹信外出辦事，須經公司主管領導批准。

9、 各部室印鑑（包括合同專用章、財務專用章、採購專用章等），應由各部室專人保管，部門經理監督，加蓋印章亦應履行相應審批及登記手續。

10、 如工作業務需要加蓋總承包公司印鑑時，需由部門經理填寫《用印審批表》，報公司主管領導簽字後，方可到總承包公司辦公室辦理有關用印手續。

11、 印鑑不準出室，不得借給他人使用，各印鑑保管部室要及時清洗保養，以確保蓋印清晰。

12、 公司印鑑、介紹信及各部室印鑑均要牢固加鎖，不能隨意放置。如因管理不善，造成事故，要視情況追究責任。

三、

公函郵寄程序：

1、公司公函（包括財務匯票、工程檔案、合同文本等）需使用EMS（郵政特快專遞）郵寄的，由綜合辦統一辦理。

2、一般公函（對時間及安全係數要求不高的），本着降低成本減少辦公費用的原則，由各部室按平信自行郵寄。

3、公函辦理EMS郵寄時，經手人要嚴格登記手續，綜合辦應及時處理，保證當日遞送，不得拖延。

4、公函郵寄只限各部室因工作需要而對外發出的`各種信函，因私郵寄不予辦理。

四、

辦公設備及用品使用程序：

範 圍：公司的辦公設備是指辦公使用的計算機及其外設、複印機、傳真機、掃描儀等為固定資產管理的設備。辦公用品是指辦公用複印紙、水筆、筆記本、信箋等低值易耗品。

目 的：為了節約開支杜絕浪費，確保公司辦公設備及辦公用品的合理使用。

參考文件：總公司《行政辦公設備管理規定》（××字[20xx]第125號）

1、 辦公設備由綜合辦根據需要，經主管領導批准後統一購置。

2、 辦公設備由綜合辦會同採購部統一編號、建帳管理，各使用部門負責日常維護和保養。

3、 辦公設備損壞由綜合辦查明原因，聯繫維修，並建立相應的維修台帳。

4、 辦公設備報廢需由綜合辦會同財務部共同確認，殘體由綜合辦處置。

5、 辦公設備使用要嚴格按照操作規程嚴禁自行拆卸部件。

6、 辦公用品由綜合辦統一購置管理。

7、 辦公用品要根據實際工作需要，於每週的週二上午按照部門所需，由專人一次性集中辦理領用手續。

8、 特殊需要的辦公用品要提前在綜合辦登記，經領導批准後統一購置。

9、 綜合辦根據領導審批後的採購清單進行辦公用品的購置，並將採購物品分類進帳。

五、

圖書購置、借閲程序：

1、 圖書資料由各部室經理編制購書計劃，報公司主管領導批准，由各部室自行購置。

2、 購置圖書後，購置人應持圖書及發票到綜合辦辦理圖書入庫及借閲手續，由綜合辦在發票聯簽字後方可到財務部辦理有關報銷手續。

3、 圖書資料應由綜合辦加蓋公司公章、編寫圖書書號及進行圖書資料的登記。

4、 綜合辦應按照ISO14001及OHSAS18001的有關程序，在相關圖書資料上加蓋“有效版本”章。

5、 借閲人員應愛護圖書，因個人原因損壞、丟失圖書資料的要照價賠償。

六、

信息傳遞程序：

1、 公司上下級、各部室之間的情況交流，信息溝通，在企業經濟運行中起着重要意義。

2、 對於總公司下行的信息（包括Fax、E-mail、電話通知、信函等）由綜合辦統一查收，並做好記錄，報呈公司領導後下發相關部室承辦。

3、 各部室要認真對待與上級、同級、下級以及有關單位之間的聯繫，接到有關信息後，應立即作好記錄，將記錄內容及時傳達到有關部門和人員，並及時處理有關事項。

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　　一、部門職責

（一）公有資產管理部門職責

1、制訂行政事業單位辦公設備管理制度。

2、加強對行政事業單位辦公設備監督管理。

3、推動行政事業單位辦公設備合理配置和有效使用。

（二）各單位(部門)職責

1、各單位(部門)辦公設備按“統一領導，歸口管理，分級負責，責任到人”的原則進行管理。

2、單位(部門)負責人是本單位(部門)的辦公設備管理的第一責任人。

3、各單位(部門)辦公室承擔辦公設備日常管理，沒有專門設置辦公室的，應指定專人負責辦公設備日常管理。

4、各單位(部門)財務部門（或報帳員）負責辦公設備財務核算工作，及時準確核算辦公設備的增減。

5、各單位(部門)對其使用的辦公設備的安全、完整性負責。

　　二、管理內容

（一）預算管理

1、各單位(部門)所需的辦公設備，應根據業務工作需要和財力的可能以及合理、節約、有效的原則，必須按項目列入單位（部門）預算。

2、每年四季度各單位（部門）要編制下一年度辦公設備購置預算，作為單位（部門）年度預算的組成部分。要嚴格按照財政部門批准的預算和計劃執行，年中原則上不再受理各單位（部門）追加購置辦公設備的申請。

3、各單位(部門)應當科學合理地編制辦公設備購置計劃，充分發揮存量資產的作用，避免重複配置。

4、積極推動不同單位(部門)之間調劑使用、共享共用機制，在質量、性能可靠的前提下，儘可能降低採購成本。

（二）合理配置

1、辦公設備配置，應當以滿足本單位(部門)履行職能和事業發展的基本需要為原則，與單位(部門)的機構編制人數、職能設置、業務發展規劃等要求相適應。

2、對有規定配置標準的辦公設備，應當嚴格按照標準進行配置；對沒有規定配備標準的辦公設備，應當從實際需要出發，從嚴控制，合理配備。配置標準詳見附件一。

（三）政府採購

1、各單位(部門)購置辦公設備要嚴格遵守部門預算和國庫集中支付制度的規定，執行政府採購政策。

2、對納入集中採購目錄的辦公設備購置項目，必須實施政府採購；對未納入集中採購目錄的辦公設備購置項目，可以自行採購，金額較大、數量較多的也可以委託中介或集中採購機構政府採購。

（四）使用保管

1、各單位(部門)應妥善使用保管本單位(部門)的辦公設備，明確部門或專人負責，做到物盡其用，提高使用效率，保障資產的`安全完整。

2、對購入、佔有和使用的辦公設備進行編號，予以標記，建立辦公設備台帳，及時、詳細記載辦公設備的數量、型號、品牌、購置年月、使用部門等。各單位(部門)對使用的辦公設備應加強管理，對貴重物品必須有專人使用保管，非經單位或部門主要負責人批准，不得隨意外借。嚴禁使用單位（部門）自行調撥、移交辦公設備給其他單位（部門）或個人。

3、各單位(部門)幹部、職工因離、退休或工作調動，對其使用和保管的辦公設備需辦理清點交接，並經單位(部門)主要負責人簽字。設備交接不清的，人事部門應暫緩辦理有關手續。

（五）報廢更新

1、各單位(部門)使用的辦公設備使用年限須達到規定年限以上或因故損壞，方可申請報廢更新，同時必須向區公資辦提出資產處置申請，經審核同意後，按照規定辦理。

2、年末各單位（部門）要會同財務部門進行一次辦公設備實物盤點、帳物核對和帳帳核對工作，若發現辦公設備餘缺、毀損等問題應及時查明原因，提出處理意見，辦理處置報批手續。

3、辦公設備的報廢、報損等處置情況要及時登記，並通知財務部門進行帳務處理。

4、各單位（部門）辦理辦公設備報廢處置手續後，須將原辦公設備上交區公資辦，由區公資辦集中統一處理。

　　三、工作步驟

1、10月份組織全區行政事業各單位要對固定資產進行全面清理核查，建立固定資產台帳，並與財務固定資產總賬、明細賬核對一致，對有賬無物的固定資產要認真填列資產核銷申請表，經審核批准後進行資產核銷，做到賬實相符。固定資產核銷申請表詳見附件二。

2、11月份各單位（部門）根據本細則的有關要求，編制下一年度辦公設備購置預算，連同部門預算一併報區財政局。

3、11-12月份，在固定資產全面清查的基礎上，將在全區所有行政事業單位安裝實施江蘇省行政事業單位國有資產管理信息系統，建立全區行政事業單位固定資產信息管理平台，對各行政事業單位固定資產管理實行操作流程控制，規範各單位（部門）固定資產的購置、使用、轉移、處置等行為，進一步加強固定資產管理，提升固定資產管理信息化水平。

　　四、工作要求

1、各單位（部門）要認真做好今年資產清查各項準備工作，加強組織領導，明確工作分工，落實目標責任，確保資產清查工作按時完成，確保資產清查結果真實可靠，確保國有資產管理信息系統實施到位。

辦公設備管理制度通用5

一、

文書處理程序：

目 的：為進一步加強和健全企業綜合檔案管理工作，規範文件的收集、整理、立卷、歸檔程序，以保持企業的檔案材料完整齊全，能更好的維護企業利益，反映企業的'歷史面貌，記錄企業的業績，為企業開拓經營提供服務。

參考文件：總公司《檔案管理辦法》、《經濟檔案管理辦法》（××字[20xx]第111號）

附 件：《檔案庫房管理制度》

《檔案補充修改制度》

《檔案借閲及檔案材料複印制度》

《檔案鑑定與銷燬制度》

《檔案的統計制度》

《綜合檔案歸檔範圍及保管期限》

《工程經濟檔案內容及責任分工》

辦公設備管理制度通用6

第一章

總則

第一條

為了加強公司（以下簡稱“本公司”）的辦公環境管理，合理使用辦公設備設施，節約成本，提高效率，規範流程，倡導優質、節約、環保的現代辦公方式，特制定本辦法。

第二條

辦公用品由綜合事務部集中管理，統一採購、發放、回收等。

第三條

本辦法適用於公司全體員工。

第二章

辦公設備

第四條

耗材類嚴格列入公司全面預算管理。複印、傳真機只作公用、消耗品（如複印紙、打印紙）要力求節約，一般資料需雙面複印、打印，不必要的資料不復印、不打印，誤複印時，廢紙可作草稿紙，以便有效利用。

第五條

使用公司電話洽談業務要求言語儘量簡潔，做到長話短説，禁止使用公司電話打私人電話或用公司電話聊天。

第六條

員工用完辦公室、會議室、接待室等公用設施後應及時聯繫物管或主動將所有物品恢復原狀，整理並進行清潔。

第七條

公司的計算機實行專人管理、專機專人使用。

（1）每台電腦由責任人設定開機密碼，並將密碼報綜合事務部備案。僅限於專機責任人使用，用後及時關機。其他忙不過來的情況下，可使用其他電腦，但必須徵得專機負責人同意，用完後必須關機，資料及時從該電腦中刪除。

（2）每次用完電腦後做好資料保存工作，對個人負責的資料必須設定密碼，其他員工不得翻閲他人資料。

（3）公司的計算機實行專機專人使用，如因個人原因造成的損壞或丟失，由使用者負責。

第八條

電燈、空調、計算機等電子設備下班時須及時關閉。

第三章

辦公衞生

第九條

公司員工需注重公共及個人衞生，保持辦公室環境的清潔及整齊。

第十條

辦公桌、椅、櫃等物品按要求擺放，辦公桌面要求條理、清潔。

第十一條

下班時隨手整理自己的辦公桌，保持文件等辦公用品擺放整齊，保持桌面的乾淨整齊。

第十二條

報刊雜誌閲讀後應及時放回報刊架，按序擺放，不得隨意堆放更不得四處亂扔。

第十三條

原則上辦公室內不得放置貨物，如因特殊情況需臨時存放，應堆放整齊，不能造成辦公環境凌亂及公眾不便，並應嚴格看管，若丟失貨物，後果自負。

第四章

辦公氛圍

第十四條

員工上班應着裝整齊、坐姿端正。

第十五條

與人談話、打電話，聲音應輕，不影響他人。

第十六條

辦公室內嚴禁大聲喧譁，吵鬧、嚴禁閒聊。

第十七條

嚴禁上網聊天和玩遊戲、瀏覽新聞等干與工作不相干的事。午休時間，在完成本職工作和不影響公司整體業務的情況下，可瀏覽網頁，但不得保存在電腦裏（與公司有關的資料除外）。

第五章

職業儀表管理

第十八條

公司倡導大方、得體的職業風格，要求職員執行與其工作崗位、工作性質、工作場所相適應的職業禮儀規範。

第十九條

員工的一言一行代表着公司形象，因此，工作時精神振作、彬彬有禮、落落大方，保持儀表整潔、坐姿端正是十分重要的。請按以下要求着裝，並遵守公司的有關規定：

（1）儀表：各員工應注重着裝的端莊、整潔，避免奇裝異服，保持頭髮的.整潔、整齊，不留長指甲；

（2）微笑服務：在接待公司內外人員的垂詢、要求等任何場合，應注視對方，微笑應答，避免各種不禮貌，不文明習慣。

（3）用語：在任何場合應用語規範，使用普通話，語氣温和，音量適中，嚴禁大聲喧譁

（4）佩戴工作牌，嚴禁上班時間在辦公區域着拖鞋；

（5）崗位另有着裝要求的，按要求執行。

第二十條

辦公禮儀

（1）接待禮儀

有訪客來時，前台應立即起身，面朝向來訪者點頭、微笑致意，“您好，請問您找哪位？”、“請問有預約嗎？”。確認後，請來訪者稍等，立即幫其聯繫。知會要找的人後將來訪者安排至會客區；如果要找的人正在忙，可以請其稍等，用規範的儀態引領來訪者入座倒水；如果要找的人不方便接待，出於對來訪者的禮貌應得體拒絕。

（2）電話禮儀

接電話應答時，先自報公司名稱“您好，黔通智聯！”；應答或轉接電話，一定要盡力幫助對方。掛電話時請等待對方掛斷後再輕輕地放下電話。記住，您代表公司，第一印象十分重要，打電話的人會根據您接電話的語言及態度做出對公司的判斷。

提示：應答電話要體現飽滿的精神與工作狀態；對方留言時，要正確記下對方的姓名和電話號碼、來電日期和時間。

（3）手機鈴聲

適時調整您的手機鈴聲，辦公區域內適當調低，培訓、會議中請設置成靜音或震動。

（4）對外交往

有禮有節，不卑不亢，應表現出熱情、親切、真實、友好，微笑是最基本的職業表情。

（5）其它規定詳見公司有關管理制度。

第五章

獎懲措施

第二十一條

上述規定將由綜合事務部不定期對員工開展情況進行考察，並納入績效考核。

第六章

附則

第二十二條

本制度適用公司與旗下分支機構。公司旗下的全資、控股子公司據此制定制度並通過內部決策程序審批後執行；參股公司參照執行。

第二十三條

對違反本制度者，公司將追究其責任。

第二十四條

本制度接受中國法律、法規、相關機構公佈的規範性文件以及本公司章程的約束。本制度未盡事宜，依照國家及地區現行法律、法規的有關規定執行。本制度與國家及地區現行法律、法規的有關規定不一致的，以有關法律、法規的規定為準。

第二十五條

本制度解釋權歸公司所有。

辦公設備管理制度通用7

收文：

1、上級機關下發的文件資料，應由綜合辦及時分類、簽收、登記、編號。各部室直接收到和帶回的文件，應及時送到綜合辦統一登記處理，各部室和個人不得自拆、自收、自辦，綜合辦及時督促催收。

2、綜合辦收到文件後，應按照ISO14001及OHSAS18001的.有關程序及時辦理收文手續和文件承辦單，確保做到平件不隔日，急件立即辦，不得積壓。

3、文件由公司領導批辦後，按有關批示及時轉交承辦部門簽收辦理，並將承辦結果及時反饋到綜合辦，通過綜合辦反饋到有關領導。綜合辦做好督辦事項的登記。

4、文件傳閲要嚴格登記手續，加速公文運轉，每份文件在傳閲者手中一般不超過一天。閲文者應在《文件承辦單》上簽字，並及時送還綜合辦。

5、涉及幾個部門合辦（合閲）的文件，要按公司領導的批示意見交由主辦部門組織辦理，並負責在辦完後立卷歸檔。

6、嚴格保密制度，按照文件的密級加強管理，按照文件規定的範圍傳閲，任何部門和個人不得丟失文件和外傳泄密，若丟失文件發生，應立即逐級上報，嚴肅處理。

辦公設備管理制度通用8

　　一、節能管理制度

（一）全體幹部要充分認識到開展節水、節電重要性和緊迫性，強化節約意識，養成良好習慣，做到節約人人有責、人人有為。

（二）節約照明用電。機關辦公樓內外使用節能燈，自然採光條件較好的'辦公區域，白天充分利用自然光；夜間樓內公共區域儘量減少照明燈數量。辦公室，杜絕白晝燈、長明燈。

（三）節約辦公設備用電。辦公設備不使用時要設置好節點模式，長時間不使用要及時關閉，減少待機能耗。加快淘汰高耗能辦公設備。新購買的用電辦公設備必須達到規定的能效標識。

（四）合理設置空調温度，夏季温度設置不低於26度，冬季温度設置不高於20度。離開辦公室較長時間及時關閉空調，斷開電源。開空調時不開門窗。

（五）辦公室電腦、打印機、複印機、傳真機等設備，原則上只辦理與工作有關事物。使用各類辦公自動化設備時，儘量降低待機消耗，減少開啟和使用耗電量大的設備，長時間不使用或下班時間及時關閉電源。

（六）發現電路破損、電插頭、插座鬆動、漏電等問題，應及時上報。

（七）對辦公樓用電、節約用電總負責，每月對大樓用電情況檢查和監測，發現用電隱患及時清除，確保用電安全。

　　二、節水管理制度

（一）注重洗手間用水節約。加強用水設備的日常維護管理，避免出現“長流水”現象；

（二）在顯著位置設置節水提示標誌，公佈維修電話。

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歸檔：

1、 公司設立檔案室，配備專職檔案管理員，其它各部室設立兼職檔案人員（各部室資料員、內業），檔案室歸口綜合辦。

2、 歸檔程序包括收集、整理、鑑定、排列、裝訂、編號、編目等程序，專、兼職檔案員均應按以下步驟歸檔。

（1） 收集：對經核對已齊全的收發文件由檔案室協助立卷部門確定立卷範圍，刪除不需歸檔文件。

（2） 整理：遵循文件材料自然形成規律，保持文件之間的有機聯繫。檔案室協助各部室對應歸檔文件進行分類，公司全部檔案共分為十一類，即：綜合類、黨羣工作類、行政管理類、財務管理類、審計類、生產經營類、建築工程類、設備儀器類、科學技術類、建築設計類、人事檔案類。

（3） 檔案價值鑑定：對各部室分類後的文件，根據檔案保管期限規定及其各類文件內容的重要程度進行鑑定，確定其保存價值，分為永（Y）、長（C）、短（D）三種歸檔文件。

（4） 排列：部室同一保管期限、同一類文件按發文時間順序排列。歸檔文件以“件”為單位，請示與批覆可為一件。排列順序為：批覆在前，請示在後；轉發文在前原件在後；正文在前附件在後；文字材料在前，圖紙、照片在後。專題會議、案件處理等材料分別集中排列。

（5） 裝訂：文件按“件”裝訂，永久、長期保存的文件要去掉金屬物，用檔案局指定的裝訂材料裝訂，不得壓字。

（6） 編號：歸檔文件按文件編號，在文件首頁上端空白處加蓋歸檔章，填寫年度、室編件號、機構、保管期限等，以固定文件位置。

（7） 編目：歸檔文件以同一部室同一保管期限同一類文件按室編件號順序裝盒，並逐件編制歸檔文件目錄和盒內備考表，經部門經理審核簽字後，檔案室檢查驗收，辦理檔案移交手續。

3、 歸檔範圍內的公文材料（詳見附件《綜合檔案歸檔範圍及保管期限》）應保證其全面性、有序性和保密性，且文件材料必須準確地反映出公文的形成過程和公司在經營管理等各項活動中的真實內容和歷史過程。

4、 由綜合辦負責對公司日常經濟管理工作中形成、辦理完畢並具有查考保存價值的公文、材料、領導批示（包括各種圖、文、影像資料）等整理（立卷）、歸檔並負責妥善保管證件及文件。

5、 重要會議形成的公文，包括錄音帶、錄像帶、照片等有關材料，由綜合辦負責收集並整理、歸檔。

6、 公司在各經營管理工作中形成的重要文件資料由各職能部門按其業務範圍（責任分工詳見附件《工程經濟檔案內容及責任分工》），由各部室兼職檔案人員按有關規定負責收集、整理、核對,並於每年度3月底前將上年度內形成的`應歸檔的文件材料分類立卷，由部門經理審核簽字後向檔案室移交，歸檔備查。

7、 當年形成的會計檔案，在會計年度終了後，可暫由財務部保管一年。保管期滿後，由財務部編織會計檔案移交清冊，經部門經理審核簽字後，歸檔備查。

8、 工程項目檔案應與竣工驗收同步完成立卷，由技質部負責組織鑑定歸檔工作。

9、 設備儀器檔案在開箱驗收後,由主管部室審定,隨即歸檔。

10、

人事檔案中工資審定、職稱評審、入黨入團等材料須經上級批覆後，10～20天內由有關部室編制人事檔案零散材料移交單後，隨時歸檔。

11、

凡可利用現代化辦公手段進行計算機存檔的文件（如：工程設計圖紙、財務軟件數據備份、會議資料影音文件等），各部室應按季度上報綜合辦，由綜合辦統一刻錄光盤備份存檔。

12、

涉及多部室聯合辦理的公文，原件由主辦部室整理歸檔，其他部室保存複印件或其他形式的公文副本。