電子檔案安全管理的策略論文

1電子文件歸檔管理制度的安全策略

①電子文件是指單位在內部管理和履行行政職能的過程中所產生並存儲在光盤、硬盤等載體中的，可進行網絡傳輸，並且可作為參考資料通過計算機系統調閲和使用的文件。

②只有文本、圖像、視頻、音頻等文件以及超媒體鏈接文件才可作為電子文件進行歸檔處理。

③從歸檔方式來看，電子文件支持邏輯歸檔方式，同時也可進行物理歸檔。基於計算機網絡的邏輯歸檔可將原電子文件直接移交檔案室歸檔，不必調整其存儲方式或存儲位置。而物理歸檔則需要藉助可脱機存儲的載體，先將源電子檔案網絡傳輸到該載體中，經由其轉換加工再移交檔案室。按照存儲載體的類型，筆者首推光盤，另外還可以用磁帶、硬磁盤等。軟磁盤也不適合長期存儲數據。由專用軟件生成的電子文件必須按照通用格式轉換，然後存儲在指定磁盤。

④電子文件歸檔時，機讀目錄、相關軟件、其他説明等應與相對應的電子文件一同歸檔保存。

⑤電子檔案管理系統採用“計算機集中處理+電子檔案存儲數據資料+數據有效管理”的方式，實現對檔案資料“一次採集、反覆利用、信息共享”。

⑥歸檔方式由“紙質”變“電子”。一改以往每年發一份表格，要求每人填完後裝入牛皮檔案盒就了事的方式，創新建立專門檔案管理系統，由專人負責錄入管理，一人一檔，定期校驗和轉存，實行檔隨人走“終身制”。

⑦時間由“短期”變“長效”。新建立的電子檔案管理系統更具有連續性和長效性，可做到隨時可添加，隨時可變更，隨時可查閲，有利於長期保存。擯棄了以前填一年管一年，資料填報不持續完備的缺點。⑧需銷燬的電子文件必須編制銷燬清冊，經上級批示後統一銷燬。銷燬保密等級較高的電子文件時，若其所在載體上的痕跡不可擦除，應該一併銷燬其載體，確保不留任何痕跡。銷燬一般性文件則可邏輯刪除。行政管理人員負責監管電子文件的接收、保管和鑑定銷燬工作。

2安全保密制度

①辦公室行政人員必須對數字檔案系統的登錄帳號、密碼保密。另外，為了保證系統安全，應該用數字+字母的形式設置登錄密碼，且不得少於八位數，每隔一段時間修改一次。非單位內部計算機未經上級批示無權登錄檔案管理系統。

②除業務檔案以外的電子檔案只允許單位內部查詢。③使用者本人可查閲電子檔案資料，未經上級批示不得外傳。涉密檔案禁止網絡共享。

3數字檔案室提供各類非涉密室藏檔案查詢

①非單位內部人員，未經本單位領導批示不得調閲本單位檔案資料。若須查閲檔案資料，經批示後由本單位後台管理部門授予訪問權限方可進入系統進行調閲。單位內部人員可通過提前申請的帳號登錄蘭台檔案管理系統，根據需要調閲電子文件。

②根據檔案的`保密等級，系統按照登錄權限將單位內部人員分為三類，即普通用户、中級用户和高級用户。

③可以對外開放的文件有的設置了限制條件。比如調閲數字檔案時，要求調閲人提前通過網絡遞交調閲申請，經檔案管理人員審查後自由調閲，調閲人不得擅自轉載文件資料。而紙質文件則要通過上級批覆再進行調閲。

4檔案數據管理維護制度

①認真做好文件的收、發工作，檔案的收集整理工作，保證歸檔文件材料完整、準確、系統；做好檔案的統計、利用工作，對各類檔案庫存、接收、銷燬、利用等進行準確統計，積極做好檔案信息資源的開發利用，以確保能為各局室的工作提供便捷的服務。

②數字檔案由檔案管理人員和計算機管理人員分別負責管理和維護，確保檔案數據安全；

③各部門數字檔案經主管部門領導簽字同意後由行政祕書交檔案室統一管理；④非檔案管理者不得修刪數字檔案；數字檔案至少製作三套備份（一套硬盤，兩套光盤），其中一套異地保存，另外兩套分開保管；行政祕書應請示領導配備專用的電子文件櫃，規範存放歸檔電子文件和數字檔案。

5數字檔案鑑定銷燬制

①堅定數字檔案時，首先由領導批示，從各部門挑選專業人員成立工作組，按照檔案保管期限定期審查逾期的數字檔案，就檔案存毀給出專業意見。然後，工作組統計出不再具有利用價值和存儲價值的檔案清單，編寫銷燬清冊。

②檔案鑑定工作組以報告的形式向上級如實反映檔案逾期情況，並遞交銷燬清冊。經批示後按規定流程將逾期檔案一併銷燬。但是銷燬清冊必須永久保存。禁止任何部門或個人未經批示擅自銷燬檔案資料。

6檔案數據網絡和信息設備維護使用制度

①數字檔案的使用和維護一律參照計算機操作規程操作。假設調閲時計算機突發故障，須儘快通知技術部進行排障，切忌個人盲目處理。

②指派專人保管硬盤、光盤等存儲載體，切忌將介質外接，也不允許在本單位計算機載體上使用外來存儲載體。檔案室的計算機未經許可不得上網操作或供個人娛樂。