如何設計人員情況調查表？

在做人力資源規劃時，首先要做的工作是摸清現有人員狀況。那麼，一份人員調查表設計的好壞，將關係到蒐集到的人員信息的真實性和有效性。人員情況調查表的設計要依企業性質、手中所掌握的資料及所需要的信息的情況來調整，總的設計宗旨就是要把所需要的信息傳達出去，以保證收上來的信息能滿足人力資源規劃的需要。下面，我就介紹在人力資源規劃項目上設計的一個人員情況調查表。

首先是部門一般內容設計：包括部門名稱、崗位名稱、崗位職級、各職級的人數、主要職責。1)崗位職級指各崗位現有人員的職級，如主管，經理，總監等。2)各職級人數指各職級的現有人數。比如：有的崗可能有多個人，這些人的職級不同，有高有低，主管級。其工作內容及能力要求是不一樣的，這就需要各部門負責人如實填寫。3)主要職責：指現有人員目前承擔的主要工作職責(包括兼崗)。有些企業為了便於培養複合型人才，兼崗情況是存在的，需要在調查時摸清具體情況，這便於掌握每個崗位中的人員的能力與職責對應情況，以便於判斷人崗匹配程度。

第二部分就是現有人力資源情況設計了，這是重點，人力資源規劃很重要的一步是要了解企業人員的人崗匹配程度、人員數量滿足度及工作量飽和程度，但要想得到下面的真實想法，在問題設計上是要頗費一番心思的。

1)人崗匹配度：指現有崗位人員的能力與崗位需求相匹配的程度，可設計高、中、一般、低四檔。

高：能力超出崗位的要求，出類拔萃，各項工作完成得非常出色，通常是其他人學習的對象，能對他人產生示範和指導作用。

中：能力滿足崗位要求，工作處於熟練狀態，或良好狀態，通常有良好的'業績;但還不能很大地影響到別人，而是更多地自己做好工作;

一般：能力剛能達到崗位要求，工作處於合格狀態，或普通狀態，也就是説合格的人所能做到的程度;但是還會存在不足之處(或者，還容易出現錯誤)，距離達到優異還有差距;

低：是不合格的狀態，也就是不能勝任、不能滿足正常工作需要的狀態。

如果崗位匹配度為一般和低的，還需要填寫説明匹配度一般和低的原因，根據對企業瞭解的情況，可設計出一些原因，進行多項選擇，但一般不能超過3項，否則答案就可能不集中。人崗匹配度不高的原因一般有以下幾種：

1、高能低用;

2、低能高用;

3、職業興趣/價值觀等與崗位不符;

4、崗位上升空間有限影響積極性;

5、晉升通道窄影響積極性;

6、個人貢獻與激勵不成比例，影響積極性;

7、其它。如選其它項的，請説明。

2)數量滿足度：指現有人員對現有崗位需求的滿足程度。一般設計為三個選項：宂餘、滿足、不足。如果沒有人工總成本控制的前提下，沒有哪個部門負責人不希望給自己部門加人的。因此，如果選擇人員數量不滿足，還需説明崗位現有人員數量不滿足崗位需求的原因，可從工作能力、態度、學歷、年齡、專業、工作量等方面進行考慮。

3)工作量飽和度：指現有崗位工作任務的飽和程度。一般設計四個選項：嚴重飽和、飽和、不飽和、嚴重不飽和。如果工作量飽和度選擇為嚴重飽和、飽和的，需要説明工作量飽和的原因，可從工作的難度、工作佔用時間比、工作量等方面考慮。在工作量飽和度選項的設計中，最好不要設計含“適中”的選項，如果有這個選項，一般都會選擇“適中”，按人的常性思維來講，因為填寫飽和和嚴重飽和，需要説明原因，費時費力;若填不飽和、嚴重不飽和，那麼又怎麼能申請增加人員數量呢?取消適中的選項，則是讓填寫人更理性、更認真地思考，以保證收集上來的信息更加真實、有效。

第三部分則是未來三至五年人力資源需求的設計，在前面對部門內各崗位各人員的具體分析中，就很容易得到未來三至五年的人力資源需要，為了預防隨意要人的情況出現，需求説明對增加人員的要求及人員增加的理由，此理由一定要充分、合理。