文員調查報告

隨着社會不斷地進步，越來越多的事務都會使用到報告，報告中提到的所有信息應該是準確無誤的。一聽到寫報告就拖延症懶癌齊復發？下面是小編精心整理的文員調查報告，歡迎大家分享。

　　一、調查的原因及目的

數日前，學校開展了廣東省20xx屆應用型然才供需見面會。為了讓20xx屆本科生提前感受職場文化，瞭解相應職業崗位基本信息，逐漸明確未來實習方向，為以後職場求職提供經驗，學院特意要求我們藉此機會面向企業人事主管開展職業崗位調研工作，寫一份職業調查報告。本人便採用人物訪談法向香港皇朝傢俬集團有限公司的一位人事主管對辦公室文員這一崗位展開了調查。

　　二、調查時間、地點、對象及方式

1、調查時間：20xx年12月5日

2、調查地點：XX

3、調查對象：XX

4、調查方法：人物訪談法

（一）崗位基本信息及總體性質

辦公室文員是文員的一個分類，所謂文員就是文職人員，在不同的公司，文員一職所做的工作都有所不同。通常情況下，文員是做些文字處理、文檔整理、複印文件、接聽及處理辦公室日常事務（接待客人、清潔衞生、購買辦公用品等）之類的工作。總之都是比較繁瑣的事。另外，有些公司的文員還要協助做一些記帳工作。一般要求會基本的電腦操作（公司不同會有具體的要求：就是指對電腦的操作內容和熟練程度有所不同，當然少數公司可能也不需要電腦的），一些大的公司對語言也有所要求的（普通話，英語之類的），另外就是當事人本身所具備的一些綜合素質（工作態度、思想品德、工作能力等）。

辦公室文員的的工作範圍是辦公室，其工作特徵是：工作相對繁瑣，待遇和環境較為清苦。但是不可否認的是，辦公室文員是一個培養人才的好崗位，是一個有利於提升自己，磨練自己的崗位。辦公室文員既要有一顆細膩的心，又必須要有坐下能寫，出去能幹，進來能謀的綜合素質。

（二）崗位的工作內容和工作流程

工作內容如下：

辦公室主要負責會議、文書、印信、檔案、接待、宣傳欄、文件報紙收發，具體是：

1.接聽、轉接電話；接待來訪人員。

2.負責辦公室的文祕、信息、機要和保密工作，做好辦公室檔案收集、整理工作。

3.負責總經理辦公室的清潔衞生。

4.做好會議紀要。

5.負責公司公文、信件、郵件、報刊雜誌的分送。

6.負責傳真件的收發工作。

7.負責辦公室倉庫的保管工作，做好物品出入庫的登記。

8.做好公司宣傳專欄的組稿。

9.按照公司印信管理規定，保管使用公章，並對其負責。

10.做好公司食堂費用支出、流水帳登記，並對餐費做統計及餐費的收納、保管。

11.每月環保報表的郵寄及社保的打表。

12.管理好員工人事檔案材料，建立、完善員工人事檔案的管理，嚴格借檔手續。

13.社會保險的投保、申領。

14.統計每月考勤並交財務做帳，留底。

15.管理辦公各種財產，合理使用並提高財產的使用效率，提倡節儉。

16.接受其他臨時工作。日常工作流程如下：

1.招聘

通知應聘者面試時間，地址——接待應聘者，並請其填寫應聘人員登記表

2.考勤

統計每日出勤，請假人數，並紀錄每兩週打印一次考勤紀錄——經理簽字

3.庫存物品以及文具的領取

員工申請領取物品——在上寫明日期、領取物品名稱及規格、數量、用途等——領取人簽字——領取物品

4.庫存的統計管理

逐一清點庫存物品數量——在庫存表上如實填寫物品名稱，規格，數量等

5.辦公用品和日常消耗品的採購

提出採購申請——經理簽字——在經理的監督指導下實施採購——所購物品收入庫房——確定數量，登記入賬，提交發票等

6.行政支出的紀錄

行政支出的明確分類——行政支出的詳細紀錄

7.檔案管理

對接受檔案進行登記——按規定對檔案進行整理（包括在職人員的檔案管理，離職人員的檔案調動，應試人員的資料管理收集）——編號入庫

（三）崗位任職條件

1.文祕或管理類相關中專以上學歷2.有從事兩年以上企業文員的工作經驗3.熟悉辦公室行政管理知識4.工作認真仔細、責任心強、為人正直、敢於堅持原則5.有較強的溝通協調能力，有良好的紀律性、團隊協作以及服務創新精神6.年齡在20至25歲左右

（四）崗位工作條件

工作地點主要是辦公室，通常是坐在一個狹小的辦公桌，對着電腦工作八個小時左右。

辦公室的同事之間的關係因為存在利益矛盾顯得較為冷漠，競爭氣氛較為激烈。

（五）崗位近期需求和一年後發展趨勢

崗位的近期需求及未來趨勢：國家機關、事業單位、全民所有制單位的文祕人員需求量在逐步遞減，而外資企業、民辦企業的文祕人員需求量在逐步遞增。大型單位分工較細，文祕人員的需求量大，多以行政祕書工作為主，有專職文員、專職檔案員、人事文員等，職責比較單一中小型單位的文祕人員需求量小，一般出任文祕人員實際上是一種“綜合祕書”，也稱為“辦公室文員”，身兼多職，通過與從事此行業的人訪談所知，通常要照顧到最基本的日常工作，即收發文件、接待來訪客人、人員考勤等方面。需要提到的一點是由於國際貿易的日益發展，不難發現外企也需要用到文祕人員，但對於英語更加偏重，至少也要能用日常英語與人溝通即有cet—4以上的英語能力，職位多以外貿跟單為主。雖然中小型單位對文祕人員需求量，但中小型單位的數量呈增長趨勢，所以中小型單位的綜合文祕人員的需求量總的來説是增長的。而且在經濟、法律、醫務方面也需要增加文祕人員來協助管理工作。現階段主要是以“綜合祕書”(辦公室文員)以及總裁助理為崗位羣體。“辦公室文員”隊伍迅速壯大，“商務祕書”逐漸增多，同時，每個職業崗位羣所對應的職業崗位變化也很大，不斷有新興的崗位誕生。由此可見，祕書的社會需求是相當大的。

（六）獲取崗位途徑

面試的注意事項：

1.文職崗位要求面試者有很好的親和力，能與其他人進行充分的溝通，這就要求面試者必須要保持良好的心態來面對招聘人員，要順其自然，不卑不亢。

2.面試者要注意自己在面試中的禮儀問題。因為文職人員的形象和禮儀往往代表公司的形象，所以這一點必須要在面試中予以充分注重。要做到儀表大方，舉止得體。

3.文職崗位需要很強的語言表達能力，所以在面試時要注意特別説話內容，説話語氣以及所表達出的誠意。在回答問題時要辯證分析，多維答題。回答問題不要陷入絕對的肯定與否定，應多正反兩面考慮。

（七）崗位職業發展路線

文員——助理——部門主管——行政祕書——副總祕書——董事會祕書

（八）企業招聘人員對在校生的建議：

1．面對相關證書的重要程度提升要努力考取

2．祕書人員應具備的能力、知識、技能應有意識培養

3．面對瑣碎的事務應培養自身的耐心

4.從容面對壓力，尋找解壓方法

5.提高競爭力，加大晉升空間

文祕類工作的社會需求在不斷的增長，我們不能過分擔心供大於求，只要做好本職工作，及時瞭解市場信息並做到有永不懈怠的“進取心”、寵辱不驚的“平常心”、謹小慎微的“細緻心”，切實提升自己。前途是光明的，道路是曲折的。