HR系統方案選型步驟

人力資源管理理論越來越成熟，結合了IT技術的人力資源管理系統也逐漸在企業間流行。企業用户在眾多的軟件供應商中選擇出合適的HR系統方案，需要用户制定正確的選型策略，遵循規範的選型流程以及設計完善的供應商評價體系。這不僅能夠幫助用户避免選型陷阱，有效規避投資風險，還能大大縮短用户的選型週期，降低選型成本。為此，總結了一些HR系統選型步驟，供用户選型時參考。

工具/原料

企業用户

項目組

HR系統

HR系統供應商

步驟/方法

1

確立HR系統選型項目組與選型目標

HR系統是人力資源管理業務與IT技術的融合，在選型時需要考慮的因素很多。一般來説，企業可以成立一個3-5人組成的選型項目組。成員除了HR部門的關鍵業務人員和有文章的IT管理人員外，還應該有企業的管理者代表參與，以加強與企業管理層的溝通，這對獲得企業決策層自始至終的支持非常有益。

選型項目組成立後的首要任務，是要立足企業實際，設定HR系統項目的建設目標。確定項目目標，需要項目組與企業高層管理者、HR管理人員、部門經理、普通員工甚至外部用户等企業內外部與業務相關的不同角色進行充分溝通來完成。只有這樣，才能確定出滿足自身需要的合理目標。

2

確定預算

要準確估算出整個HR系統的預算是比較困難的，特別是對於沒有選型文章的用户來説。一般來説，企業在擬定項目預算的時候可以參考HR系統供應商的一般報價和已經實施過HR系統的同行企業進行預估。另一方面，項目組在擬定預算的.時候，除了購買系統的費用外，還要把實施費用以及相應的運行環境建設費用、軟件後期維護費用等費用計入預算去。

3

選擇供應商與編寫RFP

企業在供應商初選階段可以通過網絡搜索、請其他已實施HR系統的同行推薦等途徑來初步收集供應商信息。面對眾多候選供應商，用户需要將候選供應商的數量縮小到精力所及的範圍之內，明確列出一系列供應商必須滿足的要求，再與符合要求的供應商進行溝通。

在對供應商進行初選時，選型項目組應該着手準備RFP。RFP雖然不能確保用户就能獲得理想的HR系統解決方案，但卻可以幫助用户發現那些儘可能接近自身需求的系統。所以編寫RFP是十分必要的。

4

評估方案建議書

評估方案建議書是企業對所收集回來的符合要求的軟件供應商進一步的評估。這一階段，企業可以讓軟件供應商給出更為詳細的系統資料，並根據RFP中的關鍵項目進行評分。分數達到要求的可以進入系統演示階段。

在這個階段，用户應該掌握系統演示的主動權，準備好在適當的時候就一些關鍵問題進行提問，但不要過分關注每一個細節。對供應商系統演示效果的評估主要基於兩個標準，即RFP階段的評估標準以及供應商對用户預先提供的演示用例的滿足程度。全部系統演示過程結束後，用户對每一家供應商及其提供的HR系統解決方案就有了直觀認識。項目組所有成員都應該參與系統演示過程，尤其是高層管理者代表，他們深入參與非常必要，因為他們往往對最終決策起着關鍵作用。系統演示全部結束後，一般可保留3~4家供應商進入下一輪評估。

5

調整方案，最後決策

通過與供應商及其用户的現場溝通，企業可以對意向比較深的供應商進一步做典型用户的評估。與HR系統供應商典型用户溝通完之後，項目組需要對RFP再次進行補充與調整，確保在前面各個環節產生的關於技術環境、系統功能、報表、系統性能、實施計劃、報價以及售後服務等方面的各項議題得到充分考慮，並要求供應商在方案調整中進行答覆或確認。方案調整完畢後，相信企業用户可以做最後的決策了。

注意事項

選型一定要根據企業實際情況進行

在未完成合同前，不要過早對其他的供應商都否定掉