分析ERP系統在企業的財務管理中的運用

[摘 要]： ERP系統實現了財務管理和生產管理等功能的集成，將數據的採集延伸到生產、採購、銷售和庫存等環節，使企業管理的方式產生了重大的飛躍。本文從ERP系統的重要作用出發，結合本公司實際情況闡述了其在企業的會計核算、預算管理、成本管理等其他方面的應用，並對ERP在企業財務管理中的運用和對會計人員角色的影響進行了分析。

[關鍵詞]： ERP系統； 財務管理； 運用

中圖分類號：F275 文獻標識碼： A

長期以來，銷售型企業財務在管理控制和決策支持方面功能薄弱，會計作業主要體現於事後收集和反映會計數據，當企業危機發生時，危機便首先表現為財務危機，或缺少資金，或缺乏持續經營所需的資本。ERP開始應用於財務管理，不僅反映並改善了上述缺陷，同時依託這一平台，集成各種經營資源和信息，如客户、供應商、銷售公司、代理商等，為企業科學決策提供了更好的依據和服務。

ERP財務管理實施目標，自上世紀90年代起，會計系統全面推進會計電算化，幾乎所有的財務人員都得到了相應的技能培訓。計算機在會計核算上的應用，使財務人員從繁瑣機械的手工記賬中解放出來，有了更多的精力去做財務管理工作。現在ERP的出現，又顛覆了以往計算機僅僅在會計核算上的應用，並突破了以往財務工作的獨立性。ERP是一個集中化管理模式系統，在這個系統中，財務人員參與進去的除了財務會計模塊，還有後勤模塊（用於物資採購的發票校驗）、項目系統模塊（用於集成的項目核算）、人力資源模塊（用於上報考核工資）等等。因此，ERP在財務管理上實施的目標，絕對不是簡簡單單的會計核算，而是在ERP平台下實施財務管理應用。

ERP是enterprise resource planning的英文縮寫，中文意思是企業資源計劃，是目前企業管理界較為流行的一個名詞，但並不是一個全新的概念，對於企業管理者來説，經營管理本身就是對企業可支配的各種資源的整合利用，創造價值的過程。但這時候的企業資源計劃關注的往往是單個企業內部資源的配置，管理範圍較小、難度較小，多使用手工或傳統處理流程進行。隨着企業規模的不斷擴大，企業資源及信息已難以通過手工操作實現快速集中和優化，而市場競爭卻日趨激烈，需要不斷提高反映速度，減少決策失誤。在這種情況下，利用日新月異的信息技術實現企業資源計劃成為企業管理的一個共同的需要。把客户需求和企業內部的製造活動、供應商的製造資源整合在一起，形成企業一個完整的'供應鏈並對供應鏈上所有環節如訂單、採購、庫存、計劃、生產、運輸、服務與維護、財務管理、人事管理、項目管理等進行有效管理，對提升企業經營管理整體績效具有非常重要的作用。

湖北省電力公司通過全面建設實施ERP系統，實現了財務、物資、項目、設備資產、人資等五大業務管理的系統集中、數據集中、編碼統一、流程統一、信息共享、業務集成，給湖北省電力公司及所屬地市級供電單位的經營管理績效的提升帶來了革命性的推動。

一、利用ERP系統提高企業的財務管理水平

ERP系統在運行中需要大量的財務信息，所以在運行ERP之前，必須做好有關方面的基礎數據工作，促使財務人員制定相關的制度，提供所有的會計與財務資料，為日後財務管理流程化提供條件。大量的數據計算、分類、歸集、存儲、分析等工作，都可以由計算機自動完成，提高了會計工作效率，使會計信息的提供更加及時，滿足了現代企業市場經濟預測、決策的需要。運用了ERP系統蒐集各項交易數據後，即依企業在ERP系統所設定的參數與所選擇的企業業務程序，來進行運算、處理與分析，進而自動產生供管理決策參考的相關信息，管理會計人員不需再蒐集、處理與分析數據。

有鑑於此，企業內部會計人員所扮演的角色，應由原來的交易記錄者、報表編制者，轉變為企業決策者的諮詢夥伴，以協助企業決策者取得與運用ERP系統所產生的信息。內部稽核人員方面也有所改變，傳統的稽核業務較着重於正式的會計控制功能。然而，在新信息技術之下，企業內部控制從以財務會計為主的內部控制擴大為企業整體營運的內部控制。因此，內部稽核人員的新使命將以有效提升企業價值為未來角色發展的重要方向

二、利用ERP提升企業資金管理水平

通過ERP系統中的財務分析系統、決策支持系統，企業可進行資金流動性分析，瞭解資金的投向是否向效益高的產品和經營領域流動，結構是否合理。如：資金週轉率的高低可以看出資金的轉化是否順暢，週轉是否較快，通過預算的報警系統瞭解有沒有超過規定的資金定額，通過固定資產和流動資產佔總資產的比例瞭解資金佔用比例是否合理；企業通過自有資金、長期負債和短期負債所佔的比重是否恰當，已籌資金是否確保了生產經營活動和企業未來一定時期內發展的需要，資金籌措支付的成本是否合理等因素分析，確定資金的籌集與使用。

根據美國生產與庫存控制學會統計，使用一個ERP系統，可以為企業帶來庫存下降30%～50%；延期交貨減少80%；採購提前期縮短50%；停工待料減少60%；製造成本降低12%；管理水平提高，管理人員減少10%，生產能力提高10%～15%等直接經濟效益。這一點對於我公司有着重要的意義，由於交貨期的延遲，庫房偏小，各類絕緣子型號類似，從外觀上難以區分，庫存有很大的壓力，各類絕緣子型號類似在ERP系統的幫助下實行了貨位標示管理，把各種類型絕緣子按照訂單及規格型號分別標識在相應貨位上，這樣從ERP系統裏就能清楚地看到庫存結存的未發貨的訂單以及各規格型號的絕緣子，避免了以前未應運ERP時到處找貨的情況，極大的改善了庫存情況，使倉庫的使用率得到很大的提高。

三、利用ERP提升企業成本管理水平

現代成本管理需要一個能協調地計劃、監控和管理企業各種成本發生的全面集成化系統，從而協助企業的各項業務活動都面向市場來進行運作。在典型的ERR系統中，所有的成本管理應用程序都共用同樣的數據源並且使用一個標準化的報告系統，用户界面的同一結構使這個系統具有容易操作的特點，成本與收入的監控可貫穿所有職能部門。差異或有問題的項目一旦出現就能被分離出來，並可採取措施去糾正。具體説來，典型的或高層次的ERP成本管理涉及以下幾個方面：成本中心會計、定單和項目會計、獲利能力分析等系統。 以定單和項目會計為例，我公司是一個典型的訂單型的生產企業，使用ERP系統收集成本，並用計劃與實際結果之間的對比來協助對每一個訂單的監控。系統提供了備選的成本核算及成本分析方案，從而有助於優化我公司對每一項業務活動的計劃與執行。

再以獲利能力分析為例，哪一類絕緣子會產生最好的效益？一個特定的絕緣子定單利潤是怎樣構成的？這些都是獲利能力分析必須涉及的問題。獲利能力分析模塊將幫助找到答案。同時，銷售、市場、產品管理、等模塊也將根據從獲利能力分析所提供的第一手來自市場的信息來進行進一步的分析處理，公司因而能判斷它目前在現存市場中的位置，並對新市場的潛力進行評估。

在我公司上ERP系統之前，雖然對每個訂單也進行了項目評審，但評審的主要目的是生產上能否按訂單及時交貨，對於利潤率僅作為一個輔助項目來參考。這樣的後果就是生產是完成了，但對企業利潤的創造只能秋後算賬，等到財務報表出來後才能知曉。我公司ERP系統裏有一個訂單成本核算模塊，由技術部將技術通知單下發，ERP系統即可按流程工藝計算此訂單的盈利情況。這樣公司在生產決策上就可兼顧生產效率以及盈利情況均衡安排生產。

四、利用ERP提升企業財務決策與計劃能力

我公司ERP系統實行的是三級計劃管理，即決策層、計劃層和執行層，是一種計劃主導型管理模式，計劃層次從宏觀到微觀、從戰略到技術逐層優化，但始終保證與企業經營戰略目標一致；ERP的財務子系統中包含了成本會計和財務管理功能，可以由生產活動直接產生財務數據，把實物形態的物料流動直接轉換為價值形態的資金流動，財務部門及時得到資金信息用於成本控制，通過資金流動狀況反映經營情況，隨時分析企業的經濟效益，參與決策，指導與控制經營和生產活動，形成物流與資金流的統一。

ERP應用涵蓋了銷售、採購、財務、質量、人力資源和設備的管理，採用現代技術，將企業生產經營各個環節的信息資源進行整合，達到信息資源共享的目的，減少內部消耗，提升企業效率，其實質為業務流程重組。重要特徵為體現在財務賬面上的企業生產經營信息不僅是資金的收付，而且涵蓋了從供應商供貨到產品銷售給用户的全部信息。

五、ERP在具體的財務管理應用中還要關注的問題

（一）人機應用欠缺靈活性由於ERP系統本身所具有的高度集成性，所以在人機應用方面表現出較多的不靈活性。比如，在各個窗口打開過程中，必須按照順序一個一個打開，只要無意間關閉了哪一個系統，其後面的操作都無法實現，而不像我們平時使用的WORD、EXCEL等操作系統，關閉前面的操作不會影響後面的操作。

（二）系統維護成本較高。由於ERP系統一般情況下都是由上而下進行維護，而基層的維護人員又無法真正瞭解ERP的運作過程以及內含的關鍵控制點，加上系統又是請xx方面的公司開發研製的，我公司一般員工在操作中一旦出現問題，往往需要層層彙報，時間長、費用大，影響了企業的效率。

（三）查找差錯比較耗時雖然ERP具有高度集成等特點，對應關係也比較明晰，但是在會計核算當中，萬一哪個環節出了差錯，財務人員複核時如沒有及時發現，事後需要查找要複雜得多，所消耗的時間也要長得多。

六、ERP財務管理應用的風險及防範

ERP的上線工作經過長時間充足的準備，但任何新事物的應用都有一個逐步適應與完善的過程。我們應當對可能存在的各種風險有全面的瞭解，並且增強風險意識，建立起一套行之有效的風險防範與管理機制。財務部門是企業所有業務的最終反映與歸集部門，需要處理最大量的數據信息。因此做好風險防範工作，是提高ERP實施成功率的重要保障。

傳統觀念與ERP的矛盾。熟悉電算化的人很容易認為ERP就是一套軟件系統，並沒有意識到這是企業整個管理方式的改變。如果我們僅僅簡單地模擬現行企業的各個業務，使之一成不變地在新系統中進行計算機化，就會使ERP喪失其最重要的管理功能，最終將導致ERP應用的失敗。

各個業務部門的密切配合度。ERP最大的特點是業務的集成，財務不能再像從前那樣單從自己的財務計算機系統中工作，而是與物資、項目、設備、人力資源等各部門密切配合才能在ERP這個系統中顯示出自己的業務。若有一個環節出現問題，就會直接影響財務人員的記賬工作。同樣，財務部門的工作也影響着其他部門。因此各個業務部門的密切配合度，也將直接影響ERP實施的成功率。

ERP接替老系統時段的風險。一般來講，以前只有財務部門實行較為完善的電算化。新系統最初上線時，還沒有經過充分的事實檢驗。雖然經歷過單元測試、集成測試、模擬運行幾個過程，但仍不足以囊括所有的財務業務。新舊業務的流程有所不同、具體的操作方式有所不同，因此，未經歷充分的實際業務檢驗，最好雙系統並用，一方面給大家充分的時間熟練地掌握新系統，另一方面可以對新舊系統賬套上的業務核算進行全面核對。

信息系統安全運行的風險。ERP系統正式運行後，系統若存在病毒感染、非法篡改、刪除等將造成業務中斷，給企業帶來不可彌補的損失。因此，我們應當控制好用户權限以及建立完善的數據定期備份機制。

七、結束語

總之，ERP作為一種新的企業資源式，具有很強的應用潛力，我公司也在去年才進行ERP的研製，今年才剛剛試運行。系統的完善還需要不斷積累經驗；同時還需要將成功企業的成功系統彙總，把ERP實施工程中存在的不足予以予以克服和改進，以使ERP系統在企業財務管理中有更加美好的前景，全面提高企業的管理水平，努力實現企業價值最大化的目標。