辦公室檔案管理制度

在當今社會生活中，很多場合都離不了制度，制度是要求大家共同遵守的辦事規程或行動準則。那麼你真正懂得怎麼制定制度嗎？以下是小編整理的辦公室檔案管理制度，僅供參考，歡迎大家閱讀。

辦公室檔案管理制度1

第一條 管理要點

1、 為使檔案管理工作制度化、規範化、科學化，提高辦文速度和發文質量，充分發揮檔案在各項工作中的指導作用。

2、 檔案管理的範圍包括：上級下發檔案、公司各類制度檔案、外部傳真檔案、政策指導類檔案、各類合同檔案等。

3、 制度類檔案按照公司文件統一格式進行編寫，統一頁首、頁尾，寫明公司全稱及檔案性質;正文部分寫明題目、時間、發文部門、內容等資訊;措辭規範，表達無歧義。

4、 根據檔案屬性、類別，對所有檔案進行編號，根據編號定期歸檔，做好相應的文字記錄，以備查閱。

第二條 制度規範

1、 檔案的起草、收發、列印、歸檔整理、借閱銷燬等由辦公室人員負責執行。

2、 公司上報下發正式檔案的權利主要集中在行政人事部，各部門一律不得自行向上、向下傳送正式檔案。

3、 公司對內公開檔案由行政人事部負責起草和稽核，總經理簽發;各部門需要向下或對外發文的檔案由各部門負責起草，行政人事部負責稽核，稽核無誤後行政辦公室列印，列印後送回起草部門校對，校對無誤方可正式列印，由總經理蓋章，簽發。

4、 凡寄至公司的檔案、傳真等，由辦公室簽收並做好相應記錄。

5、 機密檔案由行政人事部主管保管，辦公室人員對一般性檔案進行分類管理，定期整理並製作相關報表提交給部門主管。

6、 各部門因工作需要可借閱一般性檔案，需嚴格履行借閱手續，對有密級程度的檔案，需行政人事主管審批，總經理批准後方可借閱。

7、 辦公室管理人員對檔案借閱情況進行登記，做好借閱記錄並限期清退。

8、 按時間、內容、部門、名稱等內容分門別類進行整理，附件、批件、定稿等資料收集完全，存檔備案。半年一小清，年終一大清。

9、 根據存檔時間及存檔的必要性對檔案進行銷燬，需上報行政人事主管簽字批准，按照檔案管理制度進行處理。

第三條 檔案管理流程設計

1、 內部檔案管理流程：起草檔案→審查編號→審批、簽發→列印檔案→下發檔案→檔案存檔

2、 外部檔案管理流程：外部收文→檔案整理→檔案存檔→清退→檔案存檔→檔案銷燬

3、 借閱流程：提出申請，辦理手續→批准→借閱→清退→檔案存檔→檔案銷燬

辦公室檔案管理制度2

一、目的

為規範檔案資料的管理，防止檔案治療的丟失，提高日常辦公效率，特制定本規定。

二、適用範圍

本企業個部門檔案櫃、資料櫃、牆櫃等。

三、細則

1、各部門辦公室必須按規定的流程申請、購買檔案櫃。

2、各部門辦公室必須充分利用檔案櫃的空間，現場不的擺放多餘的和利用率低的檔案櫃，否則將強制收回。

3、檔案櫃必須定置擺放，檔案櫃內的物品也必須分類並定置擺放。

4、做好檔案櫃的標識，具體做到以下兩點。

（1）檔案櫃表面貼上標籤，且一律貼在門的右上角。

（2）檔案櫃內貼有“物品清單”，且一律貼在右門的左上角。

5、檔案櫃物品必須按“物品清單”擺放整齊。

6、檔案櫃內資料必須編號，分類擺放。

7、檔案必須裝在資料夾內，資料夾必須有檔案目錄及編號。

8、檔案櫃表面及櫃內保持乾淨，無油汙、無贓物、無垃圾等。

9、檔案櫃損壞或鑰匙丟失，按規定的程式申報維修，不得擅自撬檔案櫃。故意損壞者，照價賠償。

10、各部門辦公室必須建立檔案櫃管理臺賬。

11、各部門辦公室必須於每月月底自查檔案櫃，將自查結果報有關部門。

12、本規定由7S活動推行委員會辦公室起草。

13、本規定接受權屬於“7S檢查小組”

辦公室檔案管理制度3

為了更好地規範各類檔案的起草、收發、報送、保管等環節，特制定本制度。

一、上級來文和外單位來文。辦公室人員對上級來文和外單位來文首先要在收文登記簿上詳細登記，來文單位、日期、份數、密級、字號等要登入清楚，其次填寫好檔案閱辦卡並貼上於原文上面，並送總經理批示，總經理批示後送有關人員傳閱，總經理有批辦意見的，辦公室應提醒有關人員批示閱辦結果，並將閱辦結果送總經理閱。所有傳閱人閱畢交辦公室應及時將檔案收回，分類別分單位存入檔案袋。

二、本單位各類檔案包括簡報的起草均有辦公室人員負責起草，部門專業檔案由各部門專業人員保起草，凡以檔案或紀要簡報名義上報或下發的`檔案均由辦公室填寫發文卡，由簽發人即總經理簽發後，並詳細填寫發文登記簿方可影印並存檔，沒有總經理簽發的檔案不能發出和存檔。

三、上報和發往其他單位的檔案應填寫檔案送達登記簿，由接收檔案人簽字後方可，否則，不能擅自將檔案交予他人，而不辦理簽收手續。

四、報告、請示、彙報、制度、規定等均應以檔案形式印發，宣傳活動類一般應以簡報形式印發，每週例會的紀要內容均以紀要形式印發。落實公司會議精神的情況彙報應以檔案形式上報。

五、凡列印的錯檔案應及時銷燬，以免機密外洩。

六、借閱檔案超過八小時的應辦理借閱手續，否則不以外借。借閱檔案者只限本單位人員，重要檔案的借閱均由總經理批准。

太原吉祥匯物業管理有限公司 20xx年7月22日

辦公室檔案管理制度4

（一）總則

一、本管理制度旨在確保學校檔案收發的完整、及時、準確，促進學院內部及學院和上級部門的資訊溝通，提高各部門組織管理工作的效率。

二、本制度涉及的檔案是指以學院名義釋出的各類公文包括請示、報告、決定、通知、意見及規定等等，上級主管部門下達的各類公文，以及各部門上報的各類檔案資料。

三、檔案收發要做到仔細、認真、及時、完整。

（二）收文制度：

1、接收檔案應在檔案登記表上的作好登記，填寫應仔細、如實、及時，並由辦公室人員簽字確認。登記表須保持清潔、儲存完整以備歸檔之用。

2、聯絡員在校團委領取的檔案應根據校團委的指示及檔案內容的緩急，及時將檔案送達學院領導或有關部門輪閱，並做好檔案傳閱記錄以備查。

3、傳閱檔案應保持檔案完整無缺，並在相應的時間內歸還辦公室。

4、分團委各部門每月月初和月末應按時上交當月的工作計劃及總結。如要舉辦活動，應上交相應的計劃和總結，未在規定時間內上交將按考核制度上的有關規定扣分。

5、各部門上交的計劃和總結包含列印稿和電子稿，列印稿應存放在各部門資料夾中，電子稿應存放在辦公室電腦各部門的資料夾下。

6、上交上來的列印搞應及時、認真、如實的做好各項登記，檢視是否有圖片並做好備註，上交電子稿時辦公室接收人應確保其能開啟並含有相關內容，做好相應的登記。

7、分團委所屬各部門可根據需要在辦公室查閱檔案，但不得善自改動檔案內容，查閱時應經過辦公室有關人員的批准。

（三）發文制度：

1、學院各類檔案指在學校內部統一意見、釋出通知、決定和溝通訊息；向上級部門請示、報告重要事項等。

2、欲發放檔案應先起草檔案草稿，起草完畢後交有關人員審定，審定合格後方可發放。

3、根據檔案內容填制統一格式的檔案簽發單，並將檔案按學院統一規定編號在發文登記表上分門別類地做好檔案的具體資訊的登記，學院任何傳送檔案都得做好登記，該登記表作為歸檔資料應妥善儲存，不得遺失。

4、檔案傳送之前應加蓋學院相應的公章。

5、對每一號檔案辦公室都須將檔案原稿及檔案發放記錄按照檔案編號順序完整儲存並存放在辦公室資料夾下。

注：本管理制度由土建學院分團委辦公室制定，並經過相關領導審閱通過。如有改動，以分團委辦公室最新制度為準。

辦公室檔案管理制度5

為減少發文數量，提高辦文速度和發文質量，充分發揮檔案在各項工作中的指導作用，特制訂本制度。

一、檔案管理內容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本公司上報下發的各種檔案、資料。按照分工的原則，全公司各類檔案由辦公室歸口管理。

二、公文的簽收

1.凡來公司公啟檔案(除公司領導訂啟的外)均由辦公室登記簽收。

2. 公文的編號保管

(1)、辦公室對上級來文拆封後應及時附上“檔案處理傳閱單”，並分類登記編號、保管。

(2)、公司外出人員開會帶回的檔案及資料應及時送交辦公室進行登記編號保管，不得個人儲存。

3. 公文的閱批與分轉

(1)、凡正式檔案均需由辦公室根據檔案內容和性質閱籤後，由辦公室分送承辦部門閱辦，重要檔案應呈送公司領導(或分管領導)親自閱批後分送承辦部門閱辦。為避免檔案積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急檔案要立即辦。

(2)、一般文、函、電等，分別由辦公室直接分轉處理。

(3)、為加速檔案運轉，辦公室應在當天或第二天將檔案送到公司領導和承辦部門，如關係到兩個以上業務部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過2天(特殊情況例外)。

4.檔案的傳閱與催辦

(1)、傳閱檔案應嚴格遵守傳閱範圍規定，不得將有密級的檔案帶回家、宿舍或公共場所，也不得將檔案轉借其他人閱看。對尚未傳達的檔案不得向外洩露內容。

(2)、閱讀檔案應抓緊時間，當天閱完後應在下班前將檔案送回辦公室，閱批檔案一般不得超過2天，閱後應簽名以示負責。如有領導“批示”，“擬辦意見”，辦公室應責成有關部門和人員按檔案所提要求和領導批示辦理有關事宜。

(3)、檔案閱完後，應送交辦公室，切忌橫傳。

(4)、辦公室對檔案負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到檔案、函電應立即指定專人辦理。不得將檔案壓放分散，如需備查，應按照公司有關規定，並徵得辦公室同意後，予以影印或摘抄，原件應及時歸檔週轉。