會計excle使用寶典

也許你已經在Excel中完成過上百張財務報表，也許你已利用Excel函式實現過上千次的複雜運算，也許你認為Excel也不過如此，甚至了無新意。但我們平日裡無數次重複的得心應手的使用方法只不過是Excel全部技巧的百分之一。本專題從Excel中的一些鮮為人知的技巧入手，領略一下關於Excel的別樣寶典。

方法/步驟

1

讓不同型別資料用不同顏色顯示

在工資表中，如果想讓大於等於2000元的工資總額以“紅色”顯示，大於等於1500元的工資總額以“藍色”顯示，低於1000元的工資總額以“棕色”顯示，其它以“黑色”顯示，我們可以這樣設定。

1.開啟“工資表”工作簿，選中“工資總額”所在列，執行“格式→條件格式”命令，開啟“條件格式”對話方塊。單擊第二個方框右側的下拉按鈕，選中“大於或等於”選項，在後面的方框中輸入數值“2000”。單擊“格式”按鈕，開啟“單元格格式”對話方塊，將“字型”的“顏色”設定為“紅色”。

2.按“新增”按鈕，並仿照上面的操作設定好其它條件(大於等於1500，字型設定為“藍色”;小於1000，字型設定為“棕色”)。

3.設定完成後，按下“確定”按鈕。

看看工資表吧，工資總額的資料是不是按你的要求以不同顏色顯示出來了。

2

建立分類下拉列表填充項

我們常常要將企業的名稱輸入到表格中，為了保持名稱的一致性，利用“資料有效性”功能建了一個分類下拉列表填充項。

1.在Sheet2中，將企業名稱按類別(如“工業企業”、“商業企業”、“個體企業”等)分別輸入不同列中，建立一個企業名稱資料庫。

2.選中A列(“工業企業”名稱所在列)，在“名稱”欄內，輸入“工業企業”字元後，按“回車”鍵進行確認。

仿照上面的操作，將B、C……列分別命名為“商業企業”、“個體企業”……

3.切換到Sheet1中，選中需要輸入“企業類別”的列(如C列)，執行“資料→有效性”命令，開啟“資料有效性”對話方塊。在“設定”標籤中，單擊“允許”右側的下拉按鈕，選中“序列”選項，在下面的“來源”方框中，輸入“工業企業”，“商業企業”，“個體企業”……序列(各元素之間用英文逗號隔開)，確定退出。

再選中需要輸入企業名稱的列(如D列)，再開啟“資料有效性”對話方塊，選中“序列”選項後，在“來源”方框中輸入公式：=INDIRECT(C1)，確定退出。

4.選中C列任意單元格(如C4)，單擊右側下拉按鈕，選擇相應的“企業類別”填入單元格中。然後選中該單元格對應的D列單元格(如D4)，單擊下拉按鈕，即可從相應類別的企業名稱列表中選擇需要的企業名稱填入該單元格中。

3

在Excel中自定義函式

Excel函式雖然豐富，但並不能滿足我們的所有需要。我們可以自定義一個函式，來完成一些特定的運算。下面，我們就來自定義一個計算梯形面積的函式：

1.執行“工具→巨集→Visual Basic編輯器”選單命令(或按“Alt+F11”快捷鍵)，開啟Visual Basic編輯視窗。

2.在視窗中，執行“插入→模組”選單命令，插入一個新的模組模組1。

3.在右邊的“程式碼視窗”中輸入以下程式碼：

Function V(a,b,h)V = h*(a+b)/2End Function

4.關閉視窗，自定義函式完成。

以後可以像使用內建函式一樣使用自定義函式。

提示：用上面方法自定義的函式通常只能在相應的工作簿中使用。

4

Excel幫你選函式

在用函式處理資料時，常常不知道使用什麼函式比較合適。Excel的“搜尋函式”功能可以幫你縮小範圍，挑選出合適的'函式。

執行“插入→函式”命令，開啟“插入函式”對話方塊，在“搜尋函式”下面的方框中輸入要求(如“計數”)，然後單擊“轉到”按鈕，系統即刻將與“計數”有關的函式挑選出來，並顯示在“選擇函式”下面的列表框中。再結合檢視相關的幫助檔案，即可快速確定所需要的函式。

5

用特殊符號補齊位數

和財務打過交道的人都知道，在賬面填充時有一種約定俗成的“安全填寫法”，那就是將金額中的空位補齊，或者在款項資料的前面加上“$”之類的符號。其實，在Excel中也有類似的輸入方法，那就是“REPT”函式。它的基本格式是“=REPT(“特殊符號”，填充位數)”。

比如，我們要在中A2單元格里的數字結尾處用“#”號填充至16位，就只須將公式改為“=(A2&REPT(″#″,16-LEN(A2)))”即可;如果我們要將A3單元格中的數字從左側用“#”號填充至16位，就要改為“=REPT(″#″,16-LEN(A3)))&A3”;另外，如果我們想用“#”號將A4中的數值從兩側填充，則需要改為“=REPT(″#″,8-LEN(A4)/2)&A4&REPT(″#″)8-LEN(A4)/2)”;如果你還嫌不夠專業，要在A5單元格數字的頂頭加上“$”符號的話，那就改為：“=(TEXT(A5,″$#,##0.00″(&REPT(″#″,16-LEN(TEXT(A5,″$#,##0.00″))))”，一定能滿足你的要求。