辦公室文件管理制度

在當今社會生活中，很多場合都離不了制度，制度是要求大家共同遵守的辦事規程或行動準則。那麼你真正懂得怎麼制定制度嗎？以下是小編整理的辦公室文件管理制度，僅供參考，歡迎大家閲讀。

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第一條 管理要點

1、 為使文件管理工作制度化、規範化、科學化，提高辦文速度和發文質量，充分發揮文件在各項工作中的指導作用。

2、 文件管理的範圍包括：上級下發文件、公司各類制度文件、外部傳真文件、政策指導類文件、各類合同文件等。

3、 制度類文件按照公司文檔統一格式進行編寫，統一頁眉、頁腳，寫明公司全稱及文件性質;正文部分寫明題目、時間、發文部門、內容等信息;措辭規範，表達無歧義。

4、 根據文件屬性、類別，對所有文件進行編號，根據編號定期歸檔，做好相應的文字記錄，以備查閲。

第二條 制度規範

1、 文件的起草、收發、打印、歸檔整理、借閲銷燬等由辦公室人員負責執行。

2、 公司上報下發正式文件的權利主要集中在行政人事部，各部門一律不得自行向上、向下發送正式文件。

3、 公司對內公開文件由行政人事部負責起草和審核，總經理簽發;各部門需要向下或對外發文的文件由各部門負責起草，行政人事部負責審核，審核無誤後行政辦公室打印，打印後送回起草部門校對，校對無誤方可正式打印，由總經理蓋章，簽發。

4、 凡寄至公司的文件、傳真等，由辦公室簽收並做好相應記錄。

5、 機密文件由行政人事部主管保管，辦公室人員對一般性文件進行分類管理，定期整理並製作相關報表提交給部門主管。

6、 各部門因工作需要可借閲一般性文件，需嚴格履行借閲手續，對有密級程度的文件，需行政人事主管審批，總經理批准後方可借閲。

7、 辦公室管理人員對文件借閲情況進行登記，做好借閲記錄並限期清退。

8、 按時間、內容、部門、名稱等內容分門別類進行整理，附件、批件、定稿等資料收集完全，存檔備案。半年一小清，年終一大清。

9、 根據存檔時間及存檔的必要性對文件進行銷燬，需上報行政人事主管簽字批准，按照文件管理制度進行處理。

第三條 文件管理流程設計

1、 內部文件管理流程：起草文件→審查編號→審批、簽發→打印文件→下發文件→文件存檔

2、 外部文件管理流程：外部收文→文件整理→文件存檔→清退→文件存檔→文件銷燬

3、 借閲流程：提出申請，辦理手續→批准→借閲→清退→文件存檔→文件銷燬

辦公室文件管理制度2

一、目的

為規範文件資料的管理，防止文件治療的丟失，提高日常辦公效率，特制定本規定。

二、適用範圍

本企業個部門文件櫃、資料櫃、牆櫃等。

三、細則

1、各部門辦公室必須按規定的流程申請、購買文件櫃。

2、各部門辦公室必須充分利用文件櫃的空間，現場不的擺放多餘的和利用率低的文件櫃，否則將強制收回。

3、文件櫃必須定置擺放，文件櫃內的物品也必須分類並定置擺放。

4、做好文件櫃的標識，具體做到以下兩點。

（1）文件櫃表面貼上標籤，且一律貼在門的右上角。

（2）文件櫃內貼有“物品清單”，且一律貼在右門的左上角。

5、文件櫃物品必須按“物品清單”擺放整齊。

6、文件櫃內資料必須編號，分類擺放。

7、文件必須裝在文件夾內，文件夾必須有文件目錄及編號。

8、文件櫃表面及櫃內保持乾淨，無油污、無贓物、無垃圾等。

9、文件櫃損壞或鑰匙丟失，按規定的程序申報維修，不得擅自撬文件櫃。故意損壞者，照價賠償。

10、各部門辦公室必須建立文件櫃管理台賬。

11、各部門辦公室必須於每月月底自查文件櫃，將自查結果報有關部門。

12、本規定由7S活動推行委員會辦公室起草。

13、本規定接受權屬於“7S檢查小組”

辦公室文件管理制度3

為了更好地規範各類文件的起草、收發、報送、保管等環節，特制定本制度。

一、上級來文和外單位來文。辦公室人員對上級來文和外單位來文首先要在收文登記簿上詳細登記，來文單位、日期、份數、密級、字號等要登錄清楚，其次填寫好文件閲辦卡並粘貼於原文上面，並送總經理批示，總經理批示後送有關人員傳閲，總經理有批辦意見的，辦公室應提醒有關人員批示閲辦結果，並將閲辦結果送總經理閲。所有傳閲人閲畢交辦公室應及時將文件收回，分類別分單位存入檔案袋。

二、本單位各類文件包括簡報的起草均有辦公室人員負責起草，部門專業文件由各部門專業人員保起草，凡以文件或紀要簡報名義上報或下發的`文件均由辦公室填寫發文卡，由簽發人即總經理簽發後，並詳細填寫發文登記簿方可複印並存檔，沒有總經理簽發的文件不能發出和存檔。

三、上報和發往其他單位的文件應填寫文件送達登記簿，由接收文件人簽字後方可，否則，不能擅自將文件交予他人，而不辦理簽收手續。

四、報告、請示、彙報、制度、規定等均應以文件形式印發，宣傳活動類一般應以簡報形式印發，每週例會的紀要內容均以紀要形式印發。落實公司會議精神的情況彙報應以文件形式上報。

五、凡打印的錯文件應及時銷燬，以免機密外泄。

六、借閲文件超過八小時的應辦理借閲手續，否則不以外借。借閲文件者只限本單位人員，重要文件的借閲均由總經理批准。

太原吉祥匯物業管理有限公司 20xx年7月22日

辦公室文件管理制度4

（一）總則

一、本管理制度旨在確保學校文件收發的完整、及時、準確，促進學院內部及學院和上級部門的信息溝通，提高各部門組織管理工作的效率。

二、本制度涉及的文件是指以學院名義發佈的各類公文包括請示、報告、決定、通知、意見及規定等等，上級主管部門下達的各類公文，以及各部門上報的各類文件資料。

三、文件收發要做到仔細、認真、及時、完整。

（二）收文制度：

1、接收文件應在文件登記表上的作好登記，填寫應仔細、如實、及時，並由辦公室人員簽字確認。登記表須保持清潔、保存完整以備歸檔之用。

2、聯絡員在校團委領取的文件應根據校團委的指示及文件內容的緩急，及時將文件送達學院領導或有關部門輪閲，並做好文件傳閲記錄以備查。

3、傳閲文件應保持文件完整無缺，並在相應的時間內歸還辦公室。

4、分團委各部門每月月初和月末應按時上交當月的工作計劃及總結。如要舉辦活動，應上交相應的計劃和總結，未在規定時間內上交將按考核制度上的有關規定扣分。

5、各部門上交的計劃和總結包含打印稿和電子稿，打印稿應存放在各部門文件夾中，電子稿應存放在辦公室電腦各部門的文件夾下。

6、上交上來的打印搞應及時、認真、如實的做好各項登記，查看是否有圖片並做好備註，上交電子稿時辦公室接收人應確保其能打開並含有相關內容，做好相應的登記。

7、分團委所屬各部門可根據需要在辦公室查閲文件，但不得善自改動文件內容，查閲時應經過辦公室有關人員的批准。

（三）發文制度：

1、學院各類文件指在學校內部統一意見、發佈通知、決定和溝通信息；向上級部門請示、報告重要事項等。

2、欲發放文件應先起草文件草稿，起草完畢後交有關人員審定，審定合格後方可發放。

3、根據文件內容填制統一格式的文件簽發單，並將文件按學院統一規定編號在發文登記表上分門別類地做好文件的具體信息的登記，學院任何發送文件都得做好登記，該登記表作為歸檔資料應妥善保存，不得遺失。

4、文件發送之前應加蓋學院相應的公章。

5、對每一號文件辦公室都須將文件原稿及文件發放記錄按照文件編號順序完整保存並存放在辦公室文件夾下。

注：本管理制度由土建學院分團委辦公室制定，並經過相關領導審閲通過。如有改動，以分團委辦公室最新制度為準。

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為減少發文數量，提高辦文速度和發文質量，充分發揮文件在各項工作中的指導作用，特制訂本制度。

一、文件管理內容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本公司上報下發的各種文件、資料。按照分工的原則，全公司各類文件由辦公室歸口管理。

二、公文的簽收

1.凡來公司公啟文件(除公司領導訂啟的外)均由辦公室登記簽收。

2. 公文的編號保管

(1)、辦公室對上級來文拆封後應及時附上“文件處理傳閲單”，並分類登記編號、保管。

(2)、公司外出人員開會帶回的文件及資料應及時送交辦公室進行登記編號保管，不得個人保存。

3. 公文的閲批與分轉

(1)、凡正式文件均需由辦公室根據文件內容和性質閲籤後，由辦公室分送承辦部門閲辦，重要文件應呈送公司領導(或分管領導)親自閲批後分送承辦部門閲辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閲簽完，緊急文件要立即辦。

(2)、一般文、函、電等，分別由辦公室直接分轉處理。

(3)、為加速文件運轉，辦公室應在當天或第二天將文件送到公司領導和承辦部門，如關係到兩個以上業務部門，應按批示次序依次傳閲，最遲不得超過2天(特殊情況例外)。

4.文件的傳閲與催辦

(1)、傳閲文件應嚴格遵守傳閲範圍規定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍或公共場所，也不得將文件轉借其他人閲看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。

(2)、閲讀文件應抓緊時間，當天閲完後應在下班前將文件送回辦公室，閲批文件一般不得超過2天，閲後應簽名以示負責。如有領導“批示”，“擬辦意見”，辦公室應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。

(3)、文件閲完後，應送交辦公室，切忌橫傳。

(4)、辦公室對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應按照公司有關規定，並徵得辦公室同意後，予以複印或摘抄，原件應及時歸檔週轉。