辦公室檔案管理辦法(2篇)

辦公室檔案管理辦法1

一、立卷、歸檔

第一條各部門平時要做好文件的收集、整理，文件的整理、上繳工作是各部門的一項重要任務，必須認真做好。

第二條各類文件材料由辦公室負責整理立卷、歸檔。辦公室對各部門文件立卷工作進行監督和指導，並做好應歸檔文件案卷的接收歸檔工作。

第三條文件立卷歸檔範圍。凡是工作活動中形成的、辦理完畢、具有查考利用價值的各種文件（包括收、發文電，內部文件，各種會議文件，文件彙編，簿、冊、圖表，出版編輯物原稿、磁盤等），均屬立卷歸檔範圍。

第四條立卷的原則。遵循文件的自然形成規律，保持文件之間的歷史聯繫，區分文件的保存價值，便於保管和利用。

第五條立卷方法。根據立卷原則、文件的分類，分年度、分級別、分問題、分保管期限的方法立卷。

1、分年度。將文件按其形成或針對的年度分開。

2、分級別。將文件按其重要性分成公文和一般文件。

3、分問題。將文件按其內容所反映的問題分開。

4、分期限。根據文件的不同保存價值，將文件按不同的保管期限分開。

5、保管期限分為永久、長期、短期三種。

（1）永久保存。凡是反映部門主要職能活動和歷史面貌的（例如章程、申請批文等）有長遠利用價值的文件，劃為永久保存。（2）長期保存。凡是在相當長時間內部門需要查考的文件，劃為長期保存。長期保存為20xx年至50年。

（3）短期保存。凡是在較短時間內部門需要查考的各種文件，劃為短期保存。短期保存為20xx年以下。第六條文件的組合。組合的基本作法如下：

1、法規性文件，如制度、辦法、條例、規定等一般按單一問題組合。同一問題的請示與批覆、轉發件與原件，應組合在一起。 2、會議文件應單獨組合。

3、統計、報表、名冊等各類表格文件，應組合在一起。

4、工作計劃、總結等文件，一般可按部門或社團名稱組合。

5、特殊性文件材料，可根據具體情況進行組合。

第七條檔案袋內文件的排列。檔案袋內文件應區分不同情況進

行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，計劃、總結在後；正件在前，附件在後；印件在前，定稿在後；案件材料中結論性材料在前，依據性材料在後。其它文件按文件的重要程度或形成時間先後排列。

第八條文件歸檔份數。一般歸檔1份，重要的和經常使用的`文件歸檔2份或3份。對無保存價值和重份文件，需要辦理銷燬手續。

第九條歸檔時間。部門應於活動後一週內，將應立卷歸檔的文件整理立卷，向辦公室移交歸檔。

第十條歸檔文件案卷的要求。部門移交歸檔文件案卷，應符合下列要求：

1、歸檔文件齊全、完整。

2、每個案卷必須填寫案卷文件目錄、編件號、頁號、案卷封面，填寫時用中性筆或鋼筆書寫，字跡工整、清晰。

3、檔案袋的名稱要注意內容準確，文字簡練通順，結構完整，必須揭示卷內文件的內容和成份。

第十一條案卷文件一式兩份，一份作為紙製文檔保存，另一份電子文檔保存在辦公室，電網檔案盒。

二、檔案的管理和利用

第十二條辦公室按照校研究生會對檔案管理的要求，對存放的各類檔案進行分類整理，分類保管，編制各類檢索目錄，搞好檔案的借閲利用、統計等工作。

第十三條經鑑定失去保存價值需要銷燬的檔案，應經分管主席審查批准後，按程序進行檔案銷燬。

第十四條辦公室的管理貫徹“以防為主，防治結合”的原則。經常檢查防護設施和檔案保管狀況，對破損、字跡褪色、紙張變色的檔案，要有計劃的進行修補、複製，保護檔案的安全與完整。

第十五條檔案的利用。利用檔案人員，按規定辦理檔案利用審批手續與有關登記表，檔案用完後應及時歸還。

第十六條借用檔案人員必須愛護檔案，要保證檔案的安全與保密。不得擅自塗改、勾劃、剪裁、拆散、翻印或轉借。歸還檔案時，辦公室人員要仔細檢查，檔案盒，發現對檔案有損壞或泄密者，應及時向分管主席報告，按有關規定處理。

第十七條辦公室工作人員，接待檔案利用人員要熱情，認真負責，按規定提供利用。填寫好查閲檔案登記表。

第十八條平時彙集，按實際順序或內容分類、收集、整理，應保持文件、材料之間的來源、時間、內容方面的聯繫。若遇有上級漏發文件，應及時請求補發或取得複印件，幹部檔案盒，以便存檔和查閲。

第十九條確保文件、材料的安全，做好保密工作。

辦公室檔案管理辦法2

1、目的:

會計檔案是檔案的重要組成部分，是記錄和反映經濟業務的重要史料和證據。為了加強會計檔案管理，統一會計檔案管理制度，現根據<中華人民共和國會計法>和<中華人民共和國檔案法>的規定，制定本辦法。

2、適用範圍:

本規定適用於公司及分子公司。

3、會計檔案管理體系

3、1公司檔案室、財務部及各獨立核算單位檔案室應當依照本辦法管理會計檔案。

3、2公司總經辦、財務部共同負責會計檔案工作的指導、監督和檢查。

3、3各單位必須加強對會計檔案管理工作的領導，建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閲和銷燬等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閲，嚴防毀損、散失和泄密。

4、會計檔案範圍

4、1會計檔案是指會計憑證、會計帳薄和會計報表等會計核算專業材料，是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據。

4、2會計憑證類:原始憑證，記帳憑證，彙總憑證，其他會計憑證。

4、3會計帳薄類:總帳、明細帳、日記帳、固定資產卡片、輔助帳薄，其他會計帳薄。

4、4財務報告類:月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附註及文字説明和其他財務報告。

4、5財會電算化檔案:主要是存儲會計數據和程序的磁盤或光盤及其它存儲介質，系統開發運行中編制的各種文檔以及其它會計資料。

4、6其他類:銀行存款餘額調節表，銀行對帳單，物資盤存表，其他應當保存的會計核算專業資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷燬清冊等。

5、各單位每年形成的會計檔案，應當由會計機構按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。

5、1當年形成的會計檔案，在會計年度終了後，可暫由會計機構保管一年，期滿之後，應當由會計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構統一保管;未設立檔案機構的，應當在會計機構內部指定專人保管。出納人員不得兼管會計檔案。

5、2移交本單位檔案機構保管的會計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，檔案機構應當同會計機構和經辦人員共同拆封整理，以分清責任。

6、會計檔案不得自行借出。

6、1如有特殊需要，經本單位負責人批准，可以提供會計資料的查閲或複製，並辦理登記手續。查閲或者複製會計檔案的人員，嚴禁在會計檔案上塗畫、拆封和抽換。涉及司法案件需查閲、複印財會資料時，應事前由公司總經辦批准。

6、2各單位應當建立健全會計檔案查閲、複製登記制度。

7、會計檔案的保管期

7、1分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、20xx年、20xx年、20xx年5類(會計檔案保管期限表附後)。

7、2會計檔案的保管期限，從會計年度終了後的第一天算起。

7、3本辦法規定的會計檔案保管期限為最低保管期限，各類會計檔案的保管原則上應當按照本辦法附表所列期限執行。

7、4各單位會計檔案的具體名稱如有同本辦法附表所列檔案名稱不相符的'，可以比照類似的保管期限辦理。

8、會計檔案的銷燬

8、1保管期滿的會計檔案，除本辦法規定不得銷燬的情形外，可以按照以下程序銷燬:

8、1、1由本單位檔案機構會同會計機構提出銷燬意見，編制會計檔案銷燬清冊，列明銷燬檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷燬時間等內容;

8、1、2單位負責人在會計檔案銷燬清冊上籤署意見;

8、1、3銷燬會計檔案時，應當由檔案機構和會計機構共同派員監銷;

8、1、4監銷人在銷燬會計檔案前，應當按照會計檔案銷燬清冊所列內容清點核對所要銷燬的會計檔案;銷燬後，應當在會計檔案銷燬清冊上簽名蓋章，並將監銷情況報告本單位負責人。

8、2保管期滿但未結清的債權原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷燬，應當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷燬清冊和會計檔案保管清冊中列明。

8、3正在項目建設期間的建設單位，其保管期滿的會計檔案不得銷燬。

9、會計檔案的管理

9、1採用電子計算機進行核算的單位，應當保存打印出的紙質會計檔案。

9、2單位因撤銷、解散、破產或者其他原因而終止的，在終止和辦理註銷登記手續之前形成的會計檔案，應當由終止單位的業務主管公司或財產所有者代管或移交有關檔案代管。法律、行政法規規定的，從其規定。

9、3單位分立後原單位存續的，其會計檔案應當由分立後的存續方統一保管，其他方可查閲、複製與其業務相關的會計檔案。單位分立後原機構代管，各方可查閲、複製與其業務相關的會計檔案。單位分立中未結清的會計事項所涉及的原始憑證，應當單獨抽出由業務相關方保存，並按規定辦理交接手續。

9、4單位因業務移交其他單位辦理所涉及的會計檔案，應當由原單位保管，承接業務單位可查閲、複製與其業務相關的會計檔案，對其中未結清的會計事項所涉及的原始憑證，應當單獨抽出由業務承接單位保存，並按規定辦理交接手續。

9、5單位合併後原各單位解散或一方存續其他方解散的，原各單位的會計檔案應當由合併後的單位統一保管;單位合併後原各單位仍存續的，其會計檔案仍應由原各單位保管。

9、6在建設項目建設期間形成的會計檔案，應當在辦理竣工決算後移交建設項目的接受單位，並按規定辦理交接手續。

9、7單位之間交接會計檔案的，交接雙方應當辦理會計檔案交接手續。

9、7、1移交會計檔案的單位，應當編制會計檔案移交清冊，列明應當移交的會計檔案名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限等內容;

9、7、2交接會計檔案時，交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列內容逐項交接，並由交接雙方的單位負責人監交。交接完畢後，交接雙方經辦人和監交人應當在會計檔案移交清冊上簽名或者蓋章。

9、8預算、計劃、制度等文件材料，應當執行文書檔案管理規定，不適用本辦法。

10、附則:

10、1本制度由公司財務部負責解釋。

10、2本制度施行後，凡既有的類似規章制度或與之相牴觸的規定即行廢止。

10、3本制度經總經理批准後自頒佈之日起執行。修改時亦同。

辦公室檔案管理辦法2

1.文書檔案管理。文書檔案包括上級領導機關來文、學校發文，包括各種通知、決定、批覆、下達的計劃等;本館制定的規章制度、規則、細則、辦法、公約等，對此類檔案資料的管理做到：

1)凡應歸檔的資料、文件，應在工作告一段落後，及時整理原始資料分類歸檔。

2)對上級下發的有關文件，館領導閲後，及時收回歸檔並做好登記，存放辦公室備查。

3)對所保管的文件，應定期清點，凡與本館有關的備查文件原件歸檔，副件保留。

4)年底按檔案類別整理、裝訂成冊，建立目錄，存放辦公室備查。

2.業務檔案的管理。業務檔案包括日常業務工作統計、工作計劃、專題規劃、工作總結、業務報表、文獻採購留存、館長辦公會及館務會議紀要、圖書館大事等。對此類檔案資料的管理應做到：

1)各部室做好工作統計，每月上報辦公室歸檔。

2)業務報表，要留底歸檔存查。

3)工作計劃、專題規劃、工作總結、採購留存、館長辦公會議紀要等，要及時分類歸檔。

4)年底按業務類別整理、裝訂成冊，建立目錄，存放辦公室備查。

3.人事檔案的管理。人事檔案包括圖書館職工的基本情況、科研情況、考核、獎勵情況、先進模範典型材料等。對此類檔案的管理做到：

1)掌握本館職工的學歷、專業、年齡、業務、職稱、工作履歷等基本情況，對調入、調出及離退休人員及時填寫登記簿，建全人事檔案及跟蹤管理。

2)及時準確記錄本館各業務部門人員的調動情況及知識結構，年齡層次、職稱結構情況。

3)及時做好職工的考勤、考核、獎勵與處分情況的記錄，要歸檔存留備查。