物理檔案目錄資料

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檔案目錄

dang'an mulu

檔案目錄

archival catalogue

檔案館(室)編制的，由眾多著錄條目組成並按一定次序編排的，揭示、報道與查找檔案的工具。是檔案檢索系統的重要組成部分。

檔案目錄按其加工文獻和處理信息的手段可分為手檢目錄和機檢目錄兩大類。手檢目錄是由人工製作，可直接查找檔案的.檢索工具，常見的有卡片式和書本式兩種形式。卡片式目錄是把文件或案卷的內容和形式特徵記錄在卡片上，按一定規則組合排列而成，是一種離散式目錄載體;書本式目錄是將文件或案卷的內容和形式特徵著錄成條目，按一定規則組合排列並書寫或複印在空白書頁上，裝訂成冊，是一種聚合式目錄載體。機檢目錄是藉助於電子計算機等機械設備存儲目錄信息和查找檔案的檢索工具，一般有機讀和縮微兩種形式。機讀目錄是把記錄文件或案卷特徵的文字、圖形、數字和符號轉換成機器可以識別的代碼輸入計算機，以特定的格式存儲於計算機磁帶、磁鼓或磁盤上，檢索時經過特定的程序轉換成文字並編製成各種目錄,顯示在屏幕上,或直接打印成各種目錄;縮微目錄是將手檢目錄拍攝在縮微膠片上，檢索時藉助閲讀器將其放大，顯示在屏幕上。

在中國的檔案館(室)中,目前仍以手檢目錄為主,其中常用的有案卷目錄、分類目錄、專題目錄、主題目錄、全宗文件目錄、人名目錄等。

案卷目錄 即著錄案卷內容和成分並按一定次序編排的一覽表，也稱案卷名冊。其主要作用：①固定全宗內檔案分類體系和案卷排列順序;②登記和統計檔案的基本形式;③查找檔案最基本的檢索工具，併為編制其他檢索工具提供數據單元。

案卷目錄必須按全宗編制，一個全宗編一本或幾本。其類型基本有兩種：一種是以全宗為單位編制的綜合目錄，另一種是以全宗內各種門類的檔案編分冊目錄。分冊目錄一般以全宗內的類別為單位，或按保管期限、年度、階段、機密程度為單位分別編制。目錄類型的選擇和設置的數量，應考慮便於檔案的檢索和管理。