會計檔案的整理和編目

編寫：吳金林

會計檔案是指會計憑證、會計賬薄、財務報告(會計報表等)和其他會計核算專業材料，是記錄和反映本單位經濟業務的重要史料和證據。主要包括：(1)會計憑證：原始憑證、記賬憑證、彙總憑證、其他會計憑證;(2)會計賬薄：總賬、明細賬、日記賬(銀行日期賬、現金日記賬)、固定資產卡片、輔助賬薄、其他會計賬(公積金、養老金明細賬);(3)財務報告：月報、季報、年報(包括附表及文字説明)、其他財務報告;(4)其他：銀行存款餘額調節表、銀行對賬單及其他應當保存的會計核算專業資料，還有會計檔案的移交清冊和銷燬清冊(此項業可放在全宗內)。

一、會計檔案的保管期限是。

注：涉外、未了結債權、債務和基建方面的憑證、帳簿、報表保管期限為永久。

二、會計檔案的整理方法：

會計檔案整理工作的內容主要包括：分類、立卷、排列與編目等環節。根據國家有關規定，會計檔案的立卷工作由財務會計部門按照本單位會計檔案分類方法承擔，其它整理環節的工作，原則上由檔案部門負責。

1、會計類檔案分類有2種方法：會計部門將當年年度的會計憑證、會計賬薄、財務報告及其他會計核算專業材料收集齊全、完整，然後按照憑證、賬薄、報告等幾種主要形式進行分類。通常採用(1)採用種類--保管期限年度分類法。即把報表、賬簿、憑證、其他分開，再按年度時間排列，歷年各編一個案卷流水號。這種方法適合會計檔案數量少的單位。(2)年度---類別---保管期限的分類方法，首先應分開會計年度，再按形式分為幾類(先報表、帳薄再憑證)，然後在各類內按保管期限的長短順序排列，一年編一個案卷流水號。這種方法適合會計檔案數量特別多的單位。

2、 會計檔案的立卷方法：

(1)會計憑證的立卷方法：會計憑證一般按月立卷。會計人員根據憑證登記帳簿後，應將各種記帳憑證按時間和原始憑證號順序組卷，每本為一卷，每卷厚薄要適中(3cm左右)。憑證卷裝訂前要剔除金屬物，編寫頁號，所附原始憑證可以不編號，但應摺疊整齊，要填寫好憑證封面和脊背，並在封面與脊背的接封處，加蓋財務專用章和裝訂人的印章，然後裝入會計憑證盒，並填寫好憑證盒封面。模式如下：

(2)會計帳簿的立卷方法：會計帳簿按年度立卷，在會計年度終結時進行。帳簿一般都有固定格式和明確分類，立卷時要嚴格按照帳簿的種類進行，一本帳簿為一卷。對於活頁帳簿，保留已使用過的帳頁,編制頁碼,去除空白頁,撤掉帳夾，用會計檔案封皮裝訂成冊。對於死頁帳簿，應該保持原來面目,不必折去空頁,編制頁碼後用會計檔案封皮裝訂。帳簿裝訂時,應有卷內文件目錄和備考表。封面應填寫齊全,平整,並註明所屬年度及帳簿名稱。封皮上除了全宗號,目錄號,檔案號,案卷號外,其餘都由財務部門填寫。

(3) 會計報表的立卷：會計報表是按年度立卷。立卷時要區分不同的保管期限，年度報表與季度、月份報表分別組卷。本單位的報表與下屬單位的表，可根據保管期限的異同，分別裝訂或合訂成卷。會計報表裝訂前要按編報目錄核對是否齊全，整理報表頁數,下邊和左邊對齊壓平，防止折角，如有損壞部位修補後，完整無缺地裝訂。在整理會計報表時,可能會遇到一些文字材料，這些材料是對會計報表的'分析和説明，應為會計報表的組成部分，應當與會計報表合在一起組卷，以保持內容上的密切聯繫。訂前要編制頁碼，填寫卷內文件目錄及備考表，去除金屬物，用會計卷皮裝訂。工資表、銀行對帳單等整理方法參照會計報表。

三、 會計檔案的排列與編目

會計檔案的編號要便於管理、查找、鑑定銷燬，通常可以根據案卷排列的方法，按類別各編一個大流水號。會計檔案經過分類排列、裝訂和編號，使之位置固定下來，然後登記案卷目錄，這就是會計檔案的編目。編制會計檔案目錄工作，一般由會計部門負責。當年會計檔案在會計年度終了後，可暫由會計部門保管一年。期滿後，應當由會計部門編制移交清冊，移交本單位檔案部門統一保管。這裏的移交清冊一般可以用案卷目錄代替。案卷目錄，作為會計檔案最基本的檢索和統計工具。案卷目錄的編制方法通常分別編制憑證、帳簿、報表三本目錄，案卷目錄填寫項目有：歸檔日期、案卷號、案卷標題、起止年月日、張數、保管期限、存放位置、備註。會計檔案案卷目錄即登記清冊填寫格式如下：