合同管理信息化研究管理論文

摘要：合同是企業一切業務與經濟往來的依據，合同管理是企業經營管理的重要組成部分，其管理精細與否直接影響企業的效益。合同管理信息化是企業現代化管理的必然趨勢，利用網絡信息平台實現資源共享，以合同為主線，以結算及成本為中心，搭建以電子化辦公為特點，可高效實現合同的全壽命、動態、精細管理，提高經營管理效率，保證企業效益。

關鍵詞：合同管理；信息化；精細化

　　一、合同管理信息化平台的搭建

合同壽命週期大致分為訂立、履行兩個階段，訂立階段工作包括招投標、合同談判、合同評審、訂立合同，履行階段工作主要是依據合同保證項目質量、進度、成本、利潤等目標的實現，以及合同變更索賠，尾工清算與竣工決算等工作。根據合同的壽命週期，合同管理信息化平台的搭建依據合同管理內容可形成初步信息化平台框架，如圖1所示。

圖1 合同管理信息化平台框架

憑藉軟件平台和網絡平台，在對合同進行動態管理的同時，拓寬了合同履約信息收集與監督渠道，便於及時糾偏與反饋。信息化平台可大致分為四板塊三層次的佈局，其中合同訂立管理與合同履約管理為信息化動態管理的核心板塊，每個板塊根據管理內容又分為子板塊，子版塊根據工作內容需要再設置功能性板塊。系統實體將辦公軟件，譬如excel、word等軟件完美嵌入，導入常用預算報價金額，編制常用資金動態分析公式等方便投標報價和效益控制，合同圖片、掃描件等以附件的形式集成於系統，通過此係統可方便、快捷並系統化地對合同進行管理，通過對系統設置權限，相關人員可根據不同的檢索方式挖掘所需數據，結合PDCA循環模式，對合同的整個壽命週期進行實施監控，

　　二、精益思想與合同信息化平台的融合

信息平台是硬件，管理思想是軟件，精益管理思想與信息化管理思想是現代化企業管理的必然趨勢，將合同管理精細化思想深入、切實的融合到合同管理的整個過程，需要從組織結構、制度、人員、技術等多方面着手。

2.1 合同訂立精細化管理在信息化平台上的實現

作為精細化管理的原則之一就是職責細化、明確化，合同訂立階段，首先市場開發部指定項目牽頭人，對招標文件、客户、競爭對手相關的信息進行收集與分析，對市場供求與價格以及項目業主的利益訴求進行調研，同時利用成本、利潤測算模型對報價進行合理的調整和預測，信息收集、市場調研、數據分析儘可能採用標準化流程和分析方法，避免單憑經驗做決策而造成的風險，牽頭人要具備全面的工作經驗，定期組織人員交流，充分溝通。

重視對預付款、投標保證金、履約保函的支付、扣回條件和比例的條款，此版塊應由牽頭人負責到底，財務人員進行監控，在合同訂立前及時提交履約保函，防止也只沒收投標保證金造成損失，合同訂立後為避免資金佔壓增加財務成本，要及早索回投標保證金（或保函）。藉助網絡平台，多方參與更是方便了合同評審，結合前期收集的市場信息與招標文件要求分析合同條款，利於對合同履行風險控制。合同簽訂與信息錄入板塊，合同簽訂後對合同進行分類編號，對合同的基本信息進行建檔，建立該合同台賬，並上傳合同原件，以方便相關人員查閲與下載。

2.2 合同目標管理與考核兑現精細化

管理制度細化和管理體系完善化是精細化的`具體要求，合同訂立之初要確認合同執行部門和項目負責人，將經營部門、項目管理部門、財務部門、風控部門、人資等相關部門納入統一的信息化平台，各負其責，全面管理。細化職責分工，項目負責人對項目的進展情況定期進行更進，經營部門對合同的已完工程量的結算支付、項目成本進行監督與反饋，財務對資金到賬、保證金扣回情況進行管理，項目管理部門對合同執行過程的質量、進度進行控制，安全、風險管理部門負責風險把控。

根據項目特點，對項目負責人制定科學、量化、系統化的崗位職責與考評標準，由經營管理部和財務管理部協作，結合項目週期、合同金額、工程進度、成本支出等因素，分項細化績效考核目標，結合激勵措施，調動人員的積極性，合理安排考評週期，對合同的履約過程實行PDCA循環監控，避免計劃目標值與實際情況脱節等問題，保證考核測算與兑現公平、量化、標準化。

2.3 合同結算精細化管理在信息平台的實現

結算與資金支付管理是合同管理的基礎，依據合同約定的支付條件，以合同為單元建立結算支付台賬，在工程前期結合總工期與工程進度預測未來的結算節點，後期可依據前期實際結算的數據為支撐，預測可能的時間階段和結算金額。對於合同有約定結算週期的可直接設定結算節點，利用信息化平台，提醒合同負責人定期辦理結算，譬如按月結算，系統可設置每月為時間節點，提前提醒負責任人儘快核算已完工程量，可辦理結算金額等消息，到期已辦理結算，項目負責人可將結算依據傳與經營人員，經營人員審核通過後，以結算明細的方式登入合同台賬，財務人員隨時對已辦理結算的資金到賬情況進行跟蹤，一旦資金到賬，相應的財務人員應將財務扣款明細、實際支付等信息錄入系統。通過系統程序設置實現連續的結算鏈，此外，經營人員要定期與其他相關部門進行對賬，核對現場實際工程量，全面瞭解合同結算情況。並與財務管理部對賬，查缺補漏，對合同的收支平衡進行把控，控制合同實施的成本，保證合同的效益。對到期提醒項目負責人未及時辦理結算的情況，經營人員要主動進行溝通，及時瞭解、解決結算遇到的問題。

系統可設置合同編號檢索、主題詞檢索、時間、數據提取等端口，方便快捷實現對合同台賬等信息的查詢與檢索，經營分析可設置專門的功能板塊，通過提取相關的數據，編制程序實現本期數、上期累計數、本期累計數、剩餘合同儲備、同期類比數據、環比數據等簡單直觀的分析數據材料，為合同過程動態管理提供依據。

2.4 變更索賠管理

變更索賠管理是一個相對較為漫長的工作，可在信息化平台分類設計變更索賠信息存儲區域，信息平台資源共享，相關人員可隨時查閲信息，為變更索賠工作提供思路，經營人員可隨時關注、整理變更索賠資料，一旦時機成熟，可由專人依據合同與收集信息據理力爭完成變更索賠工作，改變以往變更證據不足等窘境。

2.5 合同清算與質保金退回管理

尾工清算、竣工決算、保證金退回通常是合同管理工作最為頭痛的一件事，但憑藉合同信息化動態、精細的過程動態管理系統，可大大減小此類工作的難度，通過長此以往的建立的合同信息集成平台，合同結算台賬詳細、系統，可在較短時間內、消耗較少的人力、物力成本實現清算工作，動態信息化管理系統更適用於工程量大、結算工期較長、後期人員調動頻繁等特點的工程，這是合同信息化管理的一大亮點。

　　三、結語

合同管理信息化、精細化是現代企業管理的必然趨勢，合同管理信息化平台的搭建具有可行性，對現實工作具有實質性的指導作用，可大大提高管理的效率，保證項目管理三大目標的順利實施，實現企業效益。