企業管理信息改進建議研究論文

［摘要］針對目前國內企業信息化的現狀，從軟件系統整合、數據倉庫建設、財務業務一體化、信息系統協同化等方面對企業信息化提出了一些改進建議。

［關鍵詞］企業信息化；軟件系統整合；數據倉庫；財務業務一體化、協同化軟件

目前，國內的大中型企業大部分都建立了自己的企業管理信息系統。從信息系統的構成上看，主要有財務系統，處理日常的業務的ERP系統，辦公系統，輔助生產、設計的控制或工具類軟件，電子商務網站系統等，有的還建立了數據倉庫系統。應該説企業信息系統在提高企業管理水平，降低企業運營成本，提高決策水平和企業競爭力等方面發揮了積極作用。在信息化方面的投資回報率是很高的。

許多企業的信息化主管都有這種感覺，感覺企業該上的系統都上了，不知道下一步該做什麼。實際上企業信息化還有很多的事值得做。不同的企業情況不同，在企業信息化上的做法也不同。下面僅就幾個最常見方面提出一些粗淺的建議。建議主要分為軟件系統整合、數據倉庫建設、財務業務一體化、信息系統協同化4個方面。

一、軟件系統整合

首先，應該做軟件系統整合，即EAI。大多數企業的信息化是分階段進行的。比如先上財務軟件，再上ERP軟件，又上了辦公系統。但軟件系統往往是由多家公司開發和實施的，雖説有這樣或那樣的接口，表面上把幾個系統連起來了，但往往存在大量的信息孤島。這種沒有整合過的系統，在各自的範圍內都起各自的作用。但是企業的需求是沒有界限的，總有需求出現在幾個系統的邊界上，這種需求往往很難在軟件中實現，多家軟件公司也往往互相推諉。做軟件系統整合的投資很大，國外的經驗看，會佔到整個軟件系統投資的30%~40%。雖然國內的信息化普及晚，企業要求的水準也相應低些，但所佔的比例也很高。

軟件系統整合的技術有很多，這裏主要介紹3個常用的。首先是單點登錄。多個軟件系統有各自的用户名/口令系統，現在可以建立一套統一的用户名口令，統一存儲到一個系統中，這個系統往往採用一種叫做輕量級目錄服務的技術。其次是信息門户。信息門户是目前的一種熱門技術，它可以把多個軟件商開發的系統整合在一個統一的界面裏，提高用户訪問信息系統的效率。第三是利用EAI軟件重新規劃和改造系統間的接口，使系統間的訪問更順暢更專業。例如使用消息中間件把多個信息系統連接起來。消息中間件的好處一是使系統互聯容易，二是系統間耦合小，即使一個系統臨時關閉了，別的系統發給它的信息也不會丟失，別的系統也不用等待這個系統。還有種EAI技術目前正在發展成熟中，叫做業務工作流。它的思路是設立一台業務工作流服務器來調度和管理多個軟件系統間互操作工作，定義一些流程來調用多個軟件系統來完成一個較長和較複雜的業務。現在的軟件商都認識到了，即使軟件產品做的功能再強，具體到企業也總有各自特殊的需求。所以一般都發展出了一些開發框架，便於企業或其合作伙伴整合其他系統或開發個性化功能。前面的兩種整合分別是界面層和應用層整合，第三種整合是數據層整合，也就是數據倉庫建設。

二、數據倉庫

數據倉庫，可以看成一種軟件整合的方式，但由於它很特殊，作用很明顯，所以可以拿出來單獨説。企業信息系統的建設初期，建設者往往很在乎功能，在乎日常的使用，業務系統的軟件開發商也是這樣。但企業信息系統還有個重要職能不能忽視，那就是為企業積累數據。現在是信息時代，企業要在激烈的市場競爭中獲得優勢地位，把握信息的能力很重要。企業要處理的信息一方面來自市場，另一方面來自企業內，而且往往從企業內的數據（如銷售和購進數據）可以反應出企業外（市場和供應商等）的一些情況，所以要重視企業數據的積累、保存、分析和挖掘。即使在成功運行了各種軟件系統的企業內，企業的高級主管往往還在抱怨“看不到數”。企業決策層需要的數據往往是多個信息系統中的數據經提煉後才能夠用，原來分散在各個軟件系統中的報表或查詢無法滿足決策要求。

數據倉庫是一種特殊的數據庫，它從各個系統抽取數據，從企業決策者需要出發，把數據按多個角度建立模型，使數據使用者能夠不受限制地取到需要的信息。如果一個需求需要很複雜的計算才能得出，比如預測下個月銷售量，那麼這被稱為數據挖掘。

數據倉庫的數據特點一是全，包括各個軟件系統中的數據；二是久，一般保存多年的數據；三是快，專門為查詢快設計；四是活，可以多角度查詢。

三、財務業務一體化

國外和國內在財務業務一體化方面還是有差距的。國內企業大多是先上的財務軟件，後上的業務管理系統，往往是兩家軟件公司的產品。把財務和業務系統整合在一起，不是簡單的軟件整合。因為財務和業務的實際關聯很緊，要把兩者整合在一起必須要特殊處理。我們知道，國外企業用的很多ERP軟件中直接內嵌財務軟件。我們國內的會計人員每天錄入的各種憑證在ERP系統中是自動產生的。業務系統自動產生憑證的好處主要有兩個，一是會計人員的工作強度小和減少重複錄入帶來的人為錯誤，二是避免了財務和業務在統計口徑上的不一致。為了做到財務業務一體化，從管理上先要統一財務部門和業務部門對一些數據的看法和統計口徑，然後要改進軟件，主要是改進業務系統。如果原來業務系統具有“自動產生會計分錄”功能，那麼現在要把它用起來。如果原來業務系統沒有這種功能，那麼可以參照一些成熟ERP軟件的'做法，增加這項功能。自動分錄的原理介紹已經超出了本文章的範圍，它主要是利用一些事先設定好明細科目、輔助核算等自動產生會計憑證和憑證分錄。這種改進業務系統的工作量是不小的。如果預算允許和其他條件允許，可以考慮把業務系統和財務系統同時更換為一家軟件公司的成熟產品。需要提醒一句的是，財務業務一體化不僅僅是個軟件的升級過程，更多是業務部門和財務部門加強協作的過程。軟件升級後因為兩類部門的業務流程的升級沒有跟上而導致不良後果的例子是不少的。

四、信息系統協同化

相對前面的3個建議，信息系統協同化是比較難理解的，而且要做到這點，需要軟件公司更大的支持。企業信息系統協同化是最近幾年才逐漸成熟起來的一種做法。所謂協同化，就是把企業管理軟件和企業辦公系統、個人辦公軟件等集成在一起。原來的企業管理系統，如ERP興盛時代，主要的操作者都是企業內的一些核心崗位和核心人員。企業員工個人相對於整個業務系統來説是“渺小”的。而步入21世紀後，隨着電腦硬件成本的降低和軟件內容的豐富，企業內更多的員工都有了個人電腦。越來越多原來不被管理系統重視的崗位和人員也提出訪問系統的要求。企業越來越重視員工個人能力對企業的貢獻，希望通過員工間溝通和協作來增強企業創新能力。為解決這些矛盾，有的企業上了辦公軟件。當企業內出現了一個需求後，信息部門先判斷這個需求是屬於業務系統的還是辦公系統，然後決定在哪個系統中實現。如果在兩個系統都可以實現，具體誰來實現就有一定偶然性了。運行一段時間後發現辦公系統出現了大量業務性的功能，最終結果是企業內出現不少信息孤島。

為了解決上述問題，筆者認為最好的辦法是解放思想，讓業務系統“協同化”，把辦公系統的內容直接加到業務系統中。讓死板的業務系統靈活化、個人化、日常化、全民化。有的軟件公司嘗試把辦公系統中常用的人際工作流技術應用到業務系統中，把個人辦公系統中的郵件系統、即時消息系統、移動終端訪問等技術直接做到了業務系統中，並提出業務系統協同化的概念。

信息系統協同化既是一種軟件技術，更多的是一種軟件指導思想。目標是打造智能企業，讓員工在信息系統的協調下自由有序地工作，獲得指導，獲得信息，發揮出創造力。

五、結束語

企業信息系統的建設是一個把企業管理思想和管理流程利用軟件技術固化下來的過程，當考慮到協同化內容時，信息系統中也具有了企業文化的色彩。同時信息系統和軟件技術反過來也促進了企業的管理，原來不敢想不能做的事，現在有了信息系統就能想能做了。