關於企業實施辦公自動化系統建設的思考論文

在信息技術迅速發展的今天，傳統的辦公方式已經越來越不能滿足現在軍工單位業務的需求了，傳統的工作方式已經暴露出它的侷限性，顯得捉襟見肘。這種傳統的辦公方式在保密上確實有着很大的優勢，但是存在着浪費人力、時間、效率低下的缺點，影響了企業的工作效率。在國家大力推進信息化建設的進程中，很多企業單位已經意識到信息化建設的重要性，開始加大信息化建設的投入和力度。

一、OA系統功能架構和特點

目前，無論是大公司還是中小企業都在積極地呼籲並推行OA系統。而OA系統到底是什麼，卻沒有一個標準的定義，眾説紛紜，五花八門。其實OA系統也是無法定義的，因為每個單位都有着自己獨特的業務特點和情況，辦公的側重點自然也有所不同，所以OA的定義自然也不統一。就OA系統要實現的功能來説，主要有以下：公文處理和傳遞，如公文擬稿、核稿、簽發、分發、簽收、批辦、傳閲直至最後的歸檔；信息發佈和評論，如通告、會議通知的發佈和就相關主題信息發表相關評論；電子郵件；會議管理；領導日程管理；信息資源檢索以及相應的應用系統等。從某種意義上，OA系統的特點就是最大限度的擺脱紙質載體和傳統工作模式，在網上實行無紙化的電子化操作。

二、OA系統建設的意義

OA系統是一個融合了先進管理理念和工作方式的全新系統，有很多優勢之處，它的運行必定對企業單位的科研生產和科研管理起到相當大的促進作用。

1、節省時間，提高效率，加快辦公效率

以往傳統模式下的文件傳遞和分發，完全依靠人力，工作人員經常拿着一個文件夾樓上樓下的走，請領導批辦，然後再按照領導的意見進行承辦和傳閲。甚至一個通知要發給各單位，也要把整個樓層跑個遍，才能傳達到位，整個傳遞的環節不但大大消耗了人力，還極大地浪費了時間。有些文件是急件，要突出它的時效性，但是整個環節太宂餘，時效性往往不是很突出。如果把這些工作都移到OA系統上的話，會大大地減少人力和時間的投入，而且會顯著地提高效率。

2、減少單位計算機管理工作的負擔

採用OA系統後，可以減少移動存儲介質的使用或完全不使用的話，就大大降低了安全風險，所以在OA系統中傳遞信息，例如使用局域網電子郵箱，就可以避免使用涉密移動存儲介質，而且還能杜絕介質在不同機器上插拔所帶來的病毒和木馬威脅。在OA系統中，統一配置查殺病毒軟件，又減少了傳統環境下從互聯網下載病毒庫移植到涉密機上的風險。此外，對整個系統，無論是安全策略，還是審計監控，都實行統一化管理，不僅為計算機管理工作人員減輕了負擔，也減少了泄密隱患。

3、權限管理，加強交流

企業單位工作人員的職位不同，看到的信息也應該是不同的，因此OA系統所有信息應進行等級保護，權限管理，相應權限的人看到相應信息，避免低密級的人知悉高密級信息。可以説，雖是同一個平台，不同的人看到的內容卻有所不同，這也正符合企業單位的`特點，將一些企業管理的重要信息知悉範圍控制到最小化。此外，針對相應主題的信息，有權限的人可以針對該信息發表自己的言論和看法，這又加強了信息的交流和互動，使領導層能夠知道廣大羣眾的想法和態度，有利於工作的促進和開展。所以，權限管理並不是割斷了大家的聯繫，反而使大家能在相應的範圍內更好的交流。

4、簡化領導工作

目前存在一個現象，領導經常要在文件上進行批閲，所以桌上往往堆積着一打厚厚要處理的文件、通知和技術資料，有時堆積如山。領導經常收到基層送來的文件，不但數量多，種類也繁雜，有時在外出差，桌上的文件經常放置幾天沒有處理，這樣增加很大的安全隱患。等領導回來，面對如此多要處理的文件，增加了工作的複雜度，有些需要處理的文件或會議通知已經過了待辦時間。為了改變這種零亂的工作方式，可以實行電子化辦公，每次進行身份認證，進入自己待辦工作界面，逐一處理就可以，如果要出差，可以將一些工作在系統中指定相應的代理人即可。這樣既簡化了工作又沒有遺漏工作。

三、系統在建設中存在的問題

1、系統要符合本單位的實際情況

目前很多企業單位已經有自己的信息部門，並具備一定的開發能力，但是OA系統是一個大型的多人協調操作，有一定規範流程，並涉及多學科的系統。在開發這個系統時，必然要投入很大的人力、財力和時間。如果由本單位工作人員開發，往往會使自己設計的系統陷入自身的設計侷限性，可以説存在一定的開發週期和風險。所以大多數都選擇購買市場上的成熟產品，並二次開發。在購買OA系統的過程中，不要盲目的追求價錢高，也不要認準哪家便宜；更不要看到其他單位引進了某公司的OA系統，就爭相效仿。因為價錢高，功能多，但未必適合自己，有些功能也是浪費；別的單位引進的OA系統是與別人業務相符，並不一定適合自己。在採購過程中，一定要從本單位的實際情況出發，結合本單位特點，綜合考慮，合理規劃，在根據自身業務特點合理二次開發。

2、建設中需要協調配合，統籌安排

在系統的開發初期，需要協調好技術開發人員和相應的業務人員（系統使用者），開發者一般只懂技術，但不懂業務；而將來的系統使用者精通業務卻不懂技術。一個好的系統，並不是開發人員憑空捏造，胡亂猜想的，是需要一點一點調研的，他們也不可能在很短的時間內精通整個業務流程，這是不現實的。所以，有必要建立一種良好的溝通機制，將業務人員所表達的意思能夠被開發人員所理解，並表述清楚每個細節，而開發人員也要不斷地進行信息反饋，使雙方都知道對方的意圖和自己想要知道的信息。

3、OA系統建設是一項長期的工作

任何應用系統在推廣使用時，都不可能是十全十美的。很多人都有一種錯誤的認識，認為這個OA系統還沒有做到最完善的地步，還不具備使用的條件。一定要等到一個完美的系統擺在面前才會使用，如果這樣的話，永遠發現不了該系統的不足，始終感覺該系統很陌生。其實人與系統是需要互相適應的，人需要不斷地摸索使用，從而適應這種工作方式和使用方法，在使用中發現該系統的不足，然後根據用户的合理性要求，技術人員不斷地改進和完善，最終實現系統和人的統一。OA系統在最初時，可能不具備完全運行的條件，也許只實現了部分功能，但是大家一定要看清系統的潛在的價值，這需要用户和技術人員共同的努力。

結束語：辦公自動化系統建設雖然在系統建設中也存在這樣那樣的問題和困難，但是它的優越性已經充分的體現出來，而且必定成為以後的辦公趨勢和方向，必將對公司的發展和管理提供強有力的支持和保障，併產生深遠的影響。