淺談管理者溝通技巧

在面對面的溝通中，管理者要給予對方合適的表情、動作和態度等非語言提示，並使之與所要表達的信息內容相配合。以下內容是小編為您精心整理的淺談管理者溝通技巧，歡迎參考！

淺談管理者溝通技巧

摘 要：溝通是管理中極為重要的部分，可以説管理者與被管理者之間有效的溝通是任何管理藝術的精髓。溝通在管理工作中的地位越發重要，管理者所做的每一件事都要有信息溝通。管理過程中很多矛盾和誤會的產生都源於溝通不暢。因此，提升管理者溝通能力有着非常重要的現實意義。

關鍵詞：管理者 溝通 技巧

溝通是信息的發送者與信息的接受者之間通過信息而相互作用的過程。因此，溝通首先是信息發送者對信息的發送和信息接收者對信息的理解，如果溝通者對理解信息所必需的知識不甚瞭解，溝通就無法進行的。人際溝通總是溝通者為了達到某種目的、滿足某種需要而展開的。溝通的核心是系統思考，人們在溝通時，必須全面考慮溝通內容的特點、溝通雙方的溝通策略和形式以實現自己的目標。為了提升溝通的有效性，可以從以下幾個方面下工夫。

1.提高表達能力

良好的表達能力是溝通和合作的基礎，表達能力是指在口頭語言（説話、演講、作報告）及書面語言（回答申論問題、寫文章）的過程中運用字、詞、句、段的能力。管理者與他人交往、與組織聯絡，首要的問題是如把自己要説的話、要做和事情表達清楚，讓對方聽明白。較強的表達能力，不僅能準確、全面地表達上級的意圖和管理者的感情，而且能給人一種美好的印象，增強團隊的凝聚力。

根據研究，為了實現更有效的溝通，需要注意以下幾個具體問題：

（1）多使用對方在感情上容易接受的語言文字，多使用陳述性語言，來表明自己的觀點，避免評論性、挑戰性的語言文字。

(2)要做到儘量多用數字。説話時多用數字，語言會更加生動，説服力強，自己也會更加自信。

（3）在非專業性交談中，避免專業性術語，措辭恰當，通俗易懂。

（4）儘量使用短句，長句使人產生累贅之感，不利於溝通。

（5）説話要有的放矢，這就好像走路一樣，要有方向性的選擇，這種“選擇”可以使你在説話中避免漫無邊際的東拉西扯。

（6）交流中人稱指代要明確，以免造成接收者的誤解。

(7)多説有力量的話。有力量的話就是指説話時能夠直截了當，行就是行，不行就是不行。比如：你最好不要説“我看……”“我想……”，而應該儘量説“我認為……”這樣你的説話才夠力量。

提高表達能力，着重加強以下幾個方面的鍛鍊：

（1）多説，要有效地“説”，必須先明確我們要表達什麼，除非我們在心中已有明確的目的，否則，我們是很難組織語言。要有準備、有計劃、有條理地去説，或者是介紹，或者是演講，要説得好、説得精彩，必須有充分的準備，而這一準備過程和實際説的過程，也就是在練習語言表達的過程。

（2）多寫，要有效的“寫”，我們應該簡潔地告訴讀者，與東西的目的，同時，我們也應該明確表示要讀者去做什麼，去想什麼，以及能感受到什麼。作為管理者，平日養成多動筆的習慣，把日常的觀察、心得以各種形式記錄下來，定期進行思維加工和整理，日積月累提高寫作技巧。

（3）多聽，是在與別人交流的時候多聽別人的説話方式，從中學習其好的説話技巧，從而提高自己的語言表達能力，也是為多説做準備。可以多看那些諮詢性及訪談性節目，這樣能讓你更好地學習別人的交談技巧。

(4)學一些新語言。在日常的工作、學習中，經常學習和吸收一些新的語言，能夠更好地豐富你的語言詞彙

(5)訓練判斷力。這種能力對於語言來説是至關重要的。在與別人交談時，如果你判斷失誤，就可能做出意思相反的回答，這就很可能導致不必要的誤會越來越深。

2.重視反饋手段

反饋是溝通的重要保證部分。?]有反饋，管理者無法知道信息是否被傳遞到了接收者那裏以及接收了多少。良好的反饋有三個特徵：一是語義明確。進行具體、真實、正面的描述，避免含糊不清。二是心靈相通。盡力理解對方的目的，設身處地地為對方着想。三是積極探詢。避免問“為什麼”型問題防止產生防衞性反應。管理者可以通過直接或間接的詢問“測試”下屬，以確認他們是否完全瞭解信息，以便及時調整陳述方式，使接收者更好地理解信息。

管理者可以用下面的一些句子，儘量鼓勵反饋，如“你能提供一些指導建議，好讓我重新編計劃嗎？”、“你認為好的計劃有什麼樣的特點呢？”、 “我認為……你的看法呢”、“對，請繼續説！”、“你已經告訴了我一上值得考慮的事情，你還有其他想法嗎？”等等。在這樣的鼓勵下，接收者一般會樂意地把反饋信息表達出來，管理者可從中得知的情況並可及時調整自己的表達方式。當然，反饋並不一定完全是語言上的表述，也可以是非語言式的，可以從對方的動作、表情等方面看出，這種反饋有時更可靠，因為它們自言自語是接收者潛意識的流露。

有效的反饋是溝通雙方共同的責任，可以使雙方共同受益，是有效溝通的重要保證。為了進行的反饋，在反饋過程中需要注意的以下幾點：

（1）反饋應主動，不能再被問到到時才説。如在交談中可以説出這樣的話：“不知我是否瞭解你的話，你的意思是……。”

（2）反饋應具體準確，把握要害。

（3）為反饋更有效率，應優先選用口頭反饋。

（4）為使反饋更為準確，如有可能，應儘量用書面反饋。

（5）反饋要注意時機。如出現異常情況時，發生連續不良反應時。

3.積極傾聽

傾聽是指認真地聽對方講話，併力圖聽懂所聽到的內容，傾聽屬於有效溝通的必要部分，以求思想達成一致和感情的通暢。積極傾聽是一種非常好的迴應方式，既能鼓勵對方繼續説下去，又能保證你理解對方所説的內容。要熟練地使用這種技巧，首先要知道，當別人和你説話時，發生着什麼樣的事情。積極傾聽，就是告訴對方你對他的信息的理解。這樣，信息的發出者知道你在用心聽，而你產生的印象會進一步得到證實或澄清。有許多的溝通效果不理想，是因為我們不善於聽而受阻的。

據一項研究表明，管理者每天用於溝通的時間裏，“聽”佔45%，人們用於聽的時間雖然很多，但效率並不高，在一段10分鐘的談話中，大約只有25%的效率。我們必須提高傾聽的效率，由一般被動的聽轉化為積極主動的聽，在傾聽時注意以下幾點：

（1）要抓住主要意思，不要被個別枝節所吸引。善於傾聽的人總是注意分析哪些內容是主要的，哪些是次要的，以便抓住事實背後的主要意思，避免造成誤解。

（2）設法使交流輕鬆，使對方感到舒暢，消除緊張感，充分表達自己的'觀點，説出你自己想説的話。

（3）用動作語言表現出你對對方談話的濃厚興趣，如身體前傾，表示對談話感興趣。以頭部動作和豐富的面部表情迴應説話者。

（4）儘可能排除外界的干擾，避免使對方分心的舉動和手勢，如在對方講話時不要輕易走動，幹一些無關緊要的事。

（5）要體察對方的感覺。一個人感覺到的往往比他的思想更能引導他的行為，愈不注意人感覺的真實面，就愈不會彼此溝通。體察感覺，意思就是指將對方的話背後的情感複述出來，表示接受並瞭解他的感覺，有時會產生相當好的效果。

（6）不要立即與對方發生爭論與妄加批評。

（7）要“所答即所問”，這表示你在與人交流。

4.溝通要因人而異

傳遞信息要區分不同的對象。這一方面是指傳遞信息的目的性，另一方面又指信息傳遞的保密性。發送者必須充分考慮接收者的心理特徵、知識背景等狀況，依此調整自己的談話方式、措辭或是儀態。要研究不同對象的不同需要，追蹤信息接受者的視線所向，保證信息傳遞的質量，減少無效勞動。如果有好的意見卻不被人接受或採納，那麼就得想法説服對方。而説服力產生的最大要素，就是要因人而異去使用説服方法。簡單地説，就是因人而選擇適宜的説詞，如果不管對方是誰，都用同一種方法去説服，就很難順利達成目標。因為對某些人只要解説大意即可，而對某些人就要動之以情，曉之以理，要想説服人就必須巧妙妥善地運用各種言行才行。要能適當地因人而選擇説服的方法，自己也必須具備知識和體驗。所以為了能具備這種説服才能，身為管理者，就得體會各種經驗，以增加自己的見識。

5.注重非語言提示

人們不僅通過他們説什麼和怎麼説進行溝通，而且還通過姿勢、手勢、面部表情、觸摸等進行溝通。美國傳播學家艾伯特梅拉比安曾提出一個公式：信息的全部表達=7%語調+38%聲音+55%肢體語言。如果我們能夠把握非語言信息並有意識地加以運用，則會在很大程度上跨越語言溝通本身的一些因有障礙，提高效能效率。

在面對面的溝通中，管理者要給予對方合適的表情、動作和態度等非語言提示，並使之與所要表達的信息內容相配合。如目光接觸，“眉目傳情”、“暗送秋波”等成語形象説明了目光在人們情感的交流中的重要作用。輕鬆的談話應面帶微笑，嚴肅的話題應該莊重認真，否則語言信息與非語言信息不一致，就會影響溝通的效果。如一位上司告訴你他直想知道你的困難，而當你要告訴他時，他卻在瀏覽自己的信件，你的有理想如何呢？在日本，百貨商場對職員的鞠躬彎腰還有具體的標準：歡迎顧客時鞠躬30度，陪顧客選購商品時鞠躬45度，對離去的顧客鞠躬45度。非語言信息是揭示交流雙方內心的世界的窗口，一個成功的溝通者必須懂得辨別非語言信息的意義，充分利用它來提高溝通效率。這就要求管理者在溝通時要時刻注意面對面交談的細節問題，不能以為這是“雕蟲小技”而加以忽視。實際上，有許多人溝通失敗就是因為非語言信息?]有把握好引起的。

參考文獻：

［1］吳照雲 管理學［M］ 中國社會科學出版社 2011.2