與員工溝通技巧

一、讓員工對溝通行為及時做出反饋

溝通的最大障礙在於員工誤解或者對管理者的意圖理解得不準確。為了減少這種問題的發生，管理者可以讓員工對管理者的意圖作出反饋。比如，當你向員工佈置了一項任務之後，你可以接着向員工詢問：“你明白了我的意思了嗎?”同時要求員工把任務複述一遍。如果複述的內容與管理者的意圖相一致，説明溝通是有效的;如果員工對管理者的意圖的領會出現了差錯，可以及時進行糾正。或者，你可以觀察他們的眼睛和其它體態舉動，瞭解他們是否正在接收你的信息。

二、對不同的人使用不同的語言

在同一個組織中，不同的員工往往有不同的年齡、教育和文化背景，這就可能使他們對相同的話產生不同理解。另外，由於專業化分工不斷深化，不同的員工都有不同的“行話”和技術用語。而管理者往往注意不到這種差別，以為自己説的話都能被其他人恰當地理解，從而給溝通造成了障礙。由於語言可能會造成溝通障礙，因此管理者應該選擇員工易於理解的詞彙，使信息更加清楚明確。在傳達重要信息的時候，為了消除語言障礙帶來的負面影響，可以先把信息告訴不熟悉相關內容的人。比如，在正式分配任務之前，讓有可能產生誤解的員工閲讀書面講話稿，對他們不明白的地方先作出解答。

三、積極傾聽員工的發言

溝通是雙向的行為。要使溝通有效，雙方都應當積極投入交流。當員工發表自己的見解時，管理者也應當認真地傾聽。當別人説話時，我們在聽，但是很多時候都是被動地聽，而沒有主動地對信息進行搜尋和理解。積極的傾聽要求管理者把自己置於員工的角色上，以便於正確理解他們的意圖而不是你想理解的意思。同時，傾聽的時候應當客觀地聽取員工的發言而不作出判斷。當管理者聽到與自己的不同的觀點時，不要急於表達自己的意見。因為這樣會使你漏掉餘下的信息。積極的傾聽應當是接受他人所言，而把自己的意見推遲到説話人説完之後。

四、注意恰當地使用肢體語言

在傾聽他人的發言時，還應當注意通過非語言信號來表示你對對方的話的關注。比如，讚許性的點頭，恰當的面部表情，積極的目光相配合;不要看錶，翻閲文件，拿着筆亂畫亂寫。如果員工認為你對他的話很關注，他就樂意向你提供更多的信息;否則員工有可能把自己知道的信息也怠於向你彙報。研究表明，在面對面的溝通當中，一半以上的信息不是通過詞彙來傳達的，而是通過肢體語言來傳達的。要使溝通富有成效，管理者必須注意自己的肢體語言與自己所説的話的一致性。比如，你告訴下屬你很想知道他們在執行任務中遇到了哪些困難，並樂意提供幫助，但同時你又在瀏覽別的東西。這便是一個“言行不一”的信號。員工會懷疑你是否真正地想幫助他。

五、注意保持理性，避免情緒化行為

在接受信息的時候，接收者的情緒會影響到他們對信息的理解。情緒能使我們無法進行客觀的理性的思維活動，而代之以情緒化的判斷。管理者在與員工進行溝通時，應該儘量保持理性和剋制，如果情緒出現失控，則應當暫停進一步溝通，直至回覆平靜。

六、減少溝通的層級

人與人之間最常用的溝通方法是交談。交談的優點是快速傳遞和快速反饋。在這種方式下，信息可以在最短的時間內被傳遞，並得到對方回覆。但是，當信息經過多人傳送時，口頭溝通的缺點就顯示出來了。在此過程中捲入的人越多，信息失真的可能性就越大。每個人都以自己的方式理解信息，當信息到達終點時，其內容常常與開始的時候大相徑庭。因此，管理者在與員工進行溝通的時候應當儘量減少溝通的層級。越是高層的管理者越要注意與員工直接溝通