文員的工作內容及技巧

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文員的工作內容

文員分為好多種，每種要求不同，但基本要求相同，以下為辦公室文員工作職責：

1、根據辦公室領導的要求，完成有關報告、文稿的起草、修改工作。完成打字、複印及傳真等工作，及時送交領導或按要求傳送給客户。

2、做好日常電話接待工作。完成行政辦公會議的書面記錄、整理。

3、完成各類文件的收集、整理、立卷、裝訂、歸檔等保管工作。

4、根據要求採購日常辦公用品，並及時登帳。管理本部的財產帳目(低值易耗品、固定資產)。做好辦公室設備管理及維修。

5、做好年度報刊雜誌的訂閲工作，收發日常報刊雜誌及郵件交換。

6、做好辦公室每月考勤。做好物品保管工作。

技能要求：

1、教育背景：文祕或管理類相關中專以上學歷。

2、經驗：從事二年以上企業文員工作經驗。

3、技能技巧：熟悉辦公室行政管理知識;熟悉辦公軟件。

4、工作仔細認真、責任心強、為人正直、敢幹堅持原則;

5、有較強的溝通協調能力。有良好的紀律性、團隊協助作以及服務創新精神。

6、年齡在20-25歲左右

文員：(工程文員)

工作職責：

1、處理來函文件，登記、歸檔、統計資料、打印、複印函件資料。

2、編制每月辦公用品，做好領用發放工作。

3、辦理工作餐卡、藥費報銷及其它日用品的發放工作。

4、協助編制部門工資、獎金髮放表格。協助做好工程部月材料、資金消耗表，水電、煤月度能耗表。

5、保證工程部辦公室的清潔衞生和接傳電話。

6、負責登記員工考勤表。

7、協助工程部對所有圖紙、技術資料、圖書進行分類，編號、建卡、存檔、建帳和保持資料的完整性。

8、完成部門安排的其他工作任務。

技能要求：

1、高中以上文化程度，有一定工作能力。

2、責任心強，工作細緻、穩重、踏實、耐心、熱情、終於職守、嚴守機密。

3、從事工作二年以上。書寫工整、流利、受過祕書工作培訓。

4、身體健康、精力充沛。

祕書:(部門祕書)

工作職責：

1、負責組織部召開的各種會議的會務工作，做好會議記錄，起草會議紀要、簡報，協助督促各單位貫徹落實各項工作任務的情況。

2、做好各類文件的登記、保管、轉發、立卷、存檔等，保管使用印鑑、介紹信及經費本。

3、草擬年度工作計劃、總結、報告、清算、批覆等文檔。

4、做好辦公室勤雜內務工作、文書檔案管理，做好上級及校內有關文件收發、登記、傳閲、下發和年終清理、立卷、歸檔工作，辦理定購和發放各種學習材料。

5、做好部信件登記、分發、寄發工作，受理黨員幹部來信來訪工作，及時做好登記、自辦或傳遞等工作，遇到重大問題及時向部領導彙報。

6、協助部領導協調各個崗位的工作關係。

7、深入基層單位調研做好部領導的參謀和助手。

8、協助做好部辦公室的日常工作。

9、做好部領導交辦的其他各項工作。

技能要求：

1、大學本科，經濟或中文專業，2年以上祕書工作經驗;

2、良好的組織、溝通能力;

3、流利的英語聽説讀寫能力;

4、熟練的計算機操作技巧。

文員的工作技巧

1、接聽電話

大部分公司的前台會兼任總機接線員一職，每天從各個地方打來的電話需要轉往不同的部門和人員，對於電話信息甄別的能力是有要求的，要想做好接聽電話準確無誤，下面的小經驗值得借鑑：

1)通過來電顯示辨別是公司內部業務電話還是外電，以便及時應對。

2)學會識別來電者的'聲音，公司領導以及經常電話溝通的同事們的聲音要在短時間內都熟悉才好。

3)學會篩選信息。現在營銷無處不在，很多推銷的電話打來，無意中浪費了公司的電話資源，這一類的電話要學會快速處理掉，而不要太過耐心謙和，而應果斷處理掉，當然，必要的禮貌還是不要忽視的哦。

4)養成隨時記錄的習慣。可用的信息記下來，以備日後用。

2、文件存檔

文件存檔看起來很簡單，但是真要對所有的文件都瞭如指掌，除了存檔時遵照一定的原則(或按時間順序、或按文件性質、或按部門分類以及其它存檔原則)，閒暇時勤於查閲是很有用的，因為這會加深你對文件的印象，在急需查找某些文件時，你能憑藉記憶迅速地查找到。

3、接待來訪

前台每天會接待不同的客人，一個客人進來，首先通過衣着判斷其身份，常見的上門推銷人員手裏會揹着公文包，拿着產品宣傳資料或產品實物等，而且説話謙恭。

在不能判斷對方身份的情況下，應禮貌地詢問對方：“你好，請問你有什麼事?”而不是毫不客氣地來一句：“你是什麼人?”或“你是幹什麼的?”如果對方是公司領導的預約客人，這樣的問話方式會讓對方很不愉快，所以，當知道對方是來找某部門某人時，首先要問清楚對方是否有預約，再電話與相關領導或人員聯繫，是否予以引見。如是臨時來訪，遇領導不在或不方便接待客人，可請對方留下聯繫方式以及來訪事項，做好記錄，再轉達給相關人員。

4、着裝

前台是一家公司的形象窗口，前台文員在接待來電來訪時，發自內心的微笑表情會為你的接待形象加不少分，大方和職業化的着裝會讓你從服裝中感覺到自己是一名職場人，在工作中能潛意識地幫你豎立職業化作風。

5、茶水添加

來訪客人如果在領導辦公室呆的時間超過十五分鐘以上，就應該另準備一壺茶水端進去，方便客人續杯。

6、環境清潔。

除了每天上班時必做的日常清潔，來訪客人離開後，接待區可能雜亂不堪，紙杯、報紙、面紙、煙頭等要及時清理掉，以保持環境潔淨。