HR須知：規章制度答疑的幾個問題！

1、規章制度的合理性與不合理性給企業帶來的風險。

企業的規章制度是體現企業與勞動者在共同勞動，工作中所必須遵守的勞動行為規範的總和。依法制定規章制度是企業內部的"立法"，是企業規範運行和行使用人權的重要方式之一，企業應最大限度地利用和行使好法律賦予的這一權利。聰明的企業都看到了這一點，但實踐中還有很多企業並未對此予以重視，認為反正有國家法律，法規，出了事按國家法律，法規處理就行，其不然賣國家法律，法規是大法，不可以針對某個單位的具體情況，而企業的具體是千變萬化的。成功的企業多制度其效果是使企業運行平穩，流通，高效，並可基本上防患於未然。俗話説："不成規矩，何以成方圓"，成功的企業及規章制度，50%更是直接因它而產生。

可以説規章制度的主要功能是： 規範管理，能使企業經營有序，增強企業的競爭實力；制訂規則，能使員工行為合矩，提高管理效率。

2、規章制度在勞動爭議案件中作為證據使用，存在的風險？

（1）注重程序合法化

a.成立職工代表大會，健全工會組織，發揮工會橋樑和監督作用。法律規定用人單位在制定、修改或者決定有關勞動報酬、工作時間、休息休假、勞動安全衞生、保險福利、職工培訓、勞動紀律以及勞動定額管理等直接涉及勞動者切身利益的規章制度或者重大事項時，應當經職工代表大會或者全體職工討論，提出方案和意見，與工會或者職工代表平等協商確定。

b.擴大規章制度範圍的外延，凡是直接涉及勞動者切身利益的規章制度或者重大事項，均納入應當履行民主制定程序的範圍，以避免規章制度因程序違法而無效。

c.企業要嚴格執行規章制度制定修改應履行的民主程序，這個程序分為兩個步驟：第一步是經職工代表大會或者全體職工討論，提出方案和意見；第二步是與工會或者職工代表平等協商確定。一般來説，企業建立了工會的，與企業工會協商確定；沒有建立工會的，與職工代表協商確定。

d.履行公示或告知程序。履行公示或告知程序方面，可用公司網站公佈、電子郵件通知、公告欄張貼法、員工手冊發放簽收記錄、規章制度培訓簽到記錄、規章制度考試試卷、用工錄用表確認等等

（2）注重實體合法化

由於我們目前勞動力市場供過於求的現象比較嚴重，用人單位在招工和用工方面處於強勢地位。為了避免用人單位在制定規章制定上走過場，雖然程序上達到要求，但實質上侵害勞動者權益的情況出現，法律規定了規章制度違法的法律責任。即：違法違規的規章制度無效，勞動者不僅可以隨時通知用人單位解除勞動合同，給勞動者造成損害的，用人單位還要承擔賠償責任。如有的企業勞動規章制度規定"勞動者自願不繳納社會保"、"加班是對公司的一種奉獻"、"雙職工，一方解除勞動合同，另一方必須同時終止"、"禁止公司員工戀愛結婚，否則一方必須立刻離開公司"等等，這類規章制度由於和法律相牴觸而無效。所以，企業要對已經存在的規章制度，按照現行的有關法律法規和勞動政策進行合法性審查，對本單位的規章制度進行嚴格地梳理、修改。並根據不斷新出台的法律法規和勞動政策，對規章制度進行及時修改、補充。

（3）注重內容的量化、程式化、系統化

這是用人單位最容易忽視而恰恰是最重要的地方，一個好的規章制度可以幫助用人單位提高勞動管理效率，而一個差的規章制度則形同虛設。規章制度中不能使用 "經常"、"嚴重"、"重大"等含糊、歧義的文字表述，應儘可能地量化具體的`要求或者適用的情形。如經常是指多次，何種程度為嚴重，多大為重大等。

對於一些無法量化的要求和適用情形，則可以選擇程式化的方式。一些輕微違反勞動紀律的情況，因為尚不構成嚴重違反，用人單位難以解除勞動合同，但勞動者屢屢違反，用人單位覺得不知如何處理。比如勞動者在上班期間從事一些與工作無關事務，打私人電話、上網娛樂、看小説等等，這些行為在規章制度中難以窮盡，且情節一般比較輕微，但對於勞動者屢屢觸犯的情況，則可以在規章制度中設定，用人單位一經查實，給予書面警告，三次書面警告以上的視為嚴重違反規章制度。這種程式化的設定，使得規章制度全面而具有操作性，便於用人單位在行使勞動管理時，真正地有"章" 可依。

最後，規章制度的系統化也是非常重要的。比如，規章制度規定"勞動者不符合工作要求，用人單位可以解除勞動合同"，而在具體的規章制度中又沒有規定勞動者的工作要求或者崗位職責的內容，因此，此種情形用人單位解除勞動合同的權利只是一紙空文。

（4）注重證據意識

用人單位在制定和依據規章制度行使工作管理權時必須具備證據意識，以防發生糾紛時企業舉證不能的風險發生。在規章制度制定方面，需要保留已經履行好法定程序的證據，如會議記錄、討論、協商的經過等等書面證據。如經過與工會協商的，協商的會議紀要經工會蓋章，工會主席簽字確認。在履行告知程序方面，需要保留已告知的證據，如公司網站公佈法、電子郵件通知、公告欄張貼法、員工手冊發放簽收記錄、規章制度培訓簽到記錄、規章制度考試試卷、用工錄用表確認等等。在依據規章制度處理或者解除勞動合同方面，需要保留違規調查方面的證據。