人力資源規劃

人力資源管理師(二級)的教材開始就介紹了組織機構設置的多種形式，有直線式，事業部，矩陣式等，每種都有優缺點和適用的企業類型。當時考二級管理師的時候，這些知識都是死記硬背的。不就是畫張圖嗎，有什麼好研究的?我在寫這篇文章的時候的，特意百度了一下，結果發現，其實人力資源規劃的第一部分就是組織機構的設置。這套理論清清楚楚在網上掛着呢?拿破崙在被流放的時候閲讀到了《孫子兵法》，不禁感歎道：“如果我早看過了這本兵書，怎會招致滑鐵盧慘敗?” 對我們HR來講，沒有這張組織機構圖，人力資源規劃何從談起?(笑：現在各位知道如何學以致用了吧，知道考人力資源管理師的重要性了吧?)

我相信，大多數企業的HR都是用PPT來畫組織機構圖的，PPT作圖是很美觀，但除了美觀以外，好像沒有太多的意義。而我發明的Excel組織機構圖，除了樣子稍顯不夠專業以外，卻多了許多PPT所不具備的功能。比如説，當某些組織層級太多時，PPT只能畫到團隊級，而Excel卻能把整個公司都畫進去，並且精確到每個崗位每個人;PPT無法使用計算功能，Excel卻能用公式分別給每個組織的崗位數和員工人數求和;Excel組織機構圖在維護時更為方便和快捷。

怎麼用組織機構圖來幫助我們做人力資源規劃呢?這個話題要放進培訓教材的話，説一天都説不完，我就説幾個關鍵的步驟吧。比如説，今年是2012年，你手裏已經有一張2012年的組織機構圖，我們要做A銷售部門2013年的人力資源規劃。第一步，我們要做一下A銷售部門的人員盤點，就像做人口普查一樣，在 2012年12月31日，A銷售部門的領導是誰，下屬各單位或職位和職責分別是什麼，每個職位對應的員工是誰，還有多少職位已經打招聘申請但尚未到崗?第二步，拷貝2012年的組織機構圖到2013年，2012年經過人員盤點後的圖就固定不動了，這個是基礎，如果有改變，就在2013年的圖上做變動;第三步，就是和該部門的經理約談2013年的規劃了，如果該部門經理説：“我要在2013年增設一名華南區銷售代表，這個人直接向我彙報。”那麼，我們就要在這個部門經理的下面創建一個職位，畫上彙報線;第四步，要確認這個新設的華南區銷售代表的KPI，比如説，預計到2013年末，創造銷售額XX萬人民幣，實現利潤XX萬人民幣，白紙黑字寫下來，這些數據就是考核這個職位和該部門經理的指標，既然敢招人就要敢承諾回報，否則就不要胡亂規劃(那個八成是拉山頭);第五步，在彙總完所有部門的規劃後，要和管理層討論並確認，哪些是我們可以做的，那些明年還不需要做，或者有些新客户業務量太小，也沒有潛力拓展業務，生產換品種而造成的成本增加得不償失而不能做;第六步，確認了員工編制以後，就要完成人力資源成本預算(包括招聘、薪酬福利、培訓費、差旅費、行政費用等等)，交FC部門繼續審批;第七步：最後批准的員工編制和人力資源成本要核對是否有差異;第八步：按預算執行，並且每個月要有rolling forecast(滾動預測)，以確保年底完成預算。

工具是死的，人是活的，如果我們只是通過電子郵件傳輸信息的'話，這份工作只需要機器人做就行了。所以在規劃過程中，溝通相當重要。換句通俗的話講：一定要坐下來談。

首先是HR內部溝通，做好人員盤點，尤其是處於兩個年度交界的時期，還有是兩個部門人員轉換的時期。之前我們就有這樣的教訓，沒盤準，部門經理也疏忽了，等預算確定了才發現怎麼少了2個人，原來這兩個人正在招聘中，我們把那份招聘申請給遺漏了，結果就是當年我們欠了這個部門2個職位，如果預算100%實現的話，我們的編制就會超預算。

其次是與部門經理的溝通，什麼時候談，談什麼話題，怎麼談?這些都要事先計劃好。這些是有技巧的，你必須對自己的項目有所控制，否則無法成功。

1、什麼時候談?既然只給了2個星期，那麼就要儘量爭取在第一個星期談完，如果部門太多的話，非核心部門可以提前談。等於給自己爭取到了1個星期;核心部門一定要提前把時間約好，不要臨時約談，大家都很忙，沒人喜歡召之即來，揮之即去。容易談的部門先談，前期的成功建立起來的心理優勢有助於你有決心啃掉剩下的難啃的骨頭。打個比方説，中超聯賽，每年的開局，各隊都希望自己是主場，而且面對的千萬不要是廣州恆大，而是類似青島中能、上海申鑫等排名靠後的隊伍。如果上來三場連續都是客場的話，該球隊的老總一定要討個説法了。因為這個聯賽賽程對本隊極其不利，萬一三個客場全部失利，不但球迷倒戈，自己再怎麼激勵，球員都會喪失鬥志難以繼續面對後面的賽程。

2、談什麼話題?在做完人員盤點後，要有一個問題清單，只問需要問的問題，節約雙方的時間，這樣，部門經理會覺得你是一個專業的人，他會越來越喜歡和你溝通，而不是每次都覺得你好唐僧，和你溝通一點營養都沒有。

3、怎麼談?要善於把控談話的主動權，讓對方願意跟着你的思路走。如果你説：“嗨，有一堆報表等着我們做呢，我們快點談吧，否則可交不了差了。”對方心裏一定想了，你怎麼又來麻煩我了，這是你的事好吧，我配合你算給你面子了。這個就是人性，不要覺得人際關係好複雜，人都是這樣的，不管是中國人還是外國人，凡人還是偉人，全世界的人都一個德行。所以，我一般都會這樣説：“我們只需要坐下來談一個小時，然後我會把這個組織機構圖畫好給你看，你只需要確認就可以，不佔用你任何其他時間。”那麼，這個事十有八九就成功了。

第三，和管理層談，你更要提前把管理層的時間確定下來，然後向管理層彙報。你的信息大多記錄在這張組織機構圖上，談到某個組織，某個職位的時候，你要很清楚地反饋你所記錄的信息，而且是有效信息。管理層會很高興，因為他需要花若干天才能完成的事情，你只用了他一天時間幫他解決了。

最難以把控的是集團或地區總部的負責人，因為你可能不認識他，他可能位於地球的另一端，你可能無法與他面對面溝通，他是很無情的，他有自己的方式來核你的人員編制，他總是懷疑你們無限制擴編而千萬次地問你。我覺得比較好的方法是：瞭解他的需求、讓他聽懂、用他的邏輯來回答他的問題。

既然是白話人力資源管理，我們這個話題説的淺顯一點比較好，大家容易懂，也願意看，剩下的人力資源成本計劃，我就不深入了。把人力資源規劃告一段落，接下去聊聊招聘和配置。