祕書實務與案例分析

祕書實務與案例分析1

一、背景

這天早晨老總眉頭緊鎖，一言不發地進了自己的辦公室，祕書於雪跟他打招呼“早上好!”他也愛理不理的。老總平時和藹可親，常常跟下屬開玩笑。於雪心想老總肯定遇到煩心的事了。面對這種情況，於雪應該如何處理?現在於雪有這麼幾種選擇：

a、既然老總心煩，他肯定需要一個人獨自呆一會，所以先不去管他。

b、心煩歸心煩，工作是工作。今天有一大堆事等他決定，所以拿上一疊文件到老總辦公室去找老總批閲。

c、翻出老總的日程表，取消老總今天的一切約會安排。

d、泡上一杯濃茶送給老總，問他是不是要先休息一會。

e、馬上跟着老總進去，問老總出了什麼事。

二、問題

對於於雪以上幾種選擇，你認為哪種選擇比較合適，請説明理由，並對其他幾種選擇進行評析。

三、分析

本題的最佳選擇是d。

如果對方不是你的上司，僅僅只是你一般的朋友，那麼，選a應該説是不錯的，但你現在畢竟是老總的助手，雙方之間至少還有工作關係，所以，採取不聞不問的態度有些不合適。

選b肯定是不合適的，因為你一點也不體諒上司的心情。

選c也不對，因為祕書畢竟只是祕書，無權代替老總作出任何決策;c是一種典型的越俎代庖行為，是這幾種選擇中是最壞的'一種選擇。

選e也很不妥當。老總不管是什麼原因而心煩，他沒有義務告訴祕書;雖然祕書的熱情值得讚許，但她忘了自己僅僅是個祕書。

選擇d表現出祕書恰到好處地把握了分寸。作為祕書，對自己上司的煩惱不可能不聞不問，因此給他泡上一杯濃茶體現了自己的熱情;但在送茶時又僅僅是隻問上司需不需要休息，既沒有去探究上司的隱私，更沒有自作主張自行來安排上司的工作。在這種情況下，一個優秀的祕書應該能憑直覺知道老總為什麼悶悶不樂：也許工作壓力太大?也許是為孩子的事操心?也許久等的客户沒來?也許是昨晚與太太吵架了……知道老總為什麼心煩，就可以作好相應的準備。

祕書實務與案例分析2

祕書實務分析題如下

請柬發出之後

某機關定於某月某日在單位禮堂召開總結表彰大會，發了請柬邀請有關部門的領導光臨，在請柬上把開會的時間、地點寫得一清二楚。

接到請柬的幾位部門領導很積極，提前來到禮堂開會。一看會場佈置不像是開表彰會的樣子，經詢問禮堂負責人才知道，今天上午禮堂開報告會，某機關的總結表彰會改換地點了。幾位領導同志感到莫名其妙，個個都很生氣，改地點了為什麼不重新通知?一氣之下，都回家去了。

事後，會議主辦機關的領導才解釋説，因祕書人員工作粗心，在發請柬之前還沒有與禮堂負責人取得聯繫，一廂情願地認為不會有問題，便把會議地點寫在請柬上，等開會的前一天下午去聯繫，才知得禮堂早已租給別的單位用了，只好臨時改換會議地點。

但由於邀請單位和人員較多，來不及一一通知，結果造成了上述失誤。儘管領導登門道歉，但造成的不良影響也難以消除。

思考題：這個案例告訴祕書在會議準備時應注意什麼問題呢?

會議方案制訂

中迅顯示器有限公司是我國主要的電腦顯示器生產基地之一，去年實現銷售額8億元人民幣，產品

30%出口海外，並不斷保持產量連年遞增的勢頭，質量管理也達到了同行業的先進水平。為適應生產規模的進一步擴大，去年底，該公司又擴建了1萬平方米廠房，增加了3條國際先進的生產流水線，使顯示器年生產能力達到了100萬台。產量增加了，銷售必須跟進。目前，中迅顯示器有限公司在全國設有300多個代理商，為了讓代理商更多地瞭解公司的發展，同時展示其即將推向市場的新產品的優勢及性能，研究如何擴大產品銷售等問題，公司領導決定8月8日一10日在上海市召開一次全國代理商會議，由公司總經理介紹企業的基本概況及發展遠景;研發部經理介紹、演示新產品的性能、核心技術及測試結果;生產部總監介紹目前企業的生產能力及生產情況;銷售部總監介紹公司產品的銷售情況;公司主管副總經理就下一步銷售策略、銷售政策及開展銷售競賽評比等事項做專題發言。同時，選擇東北、華北、華南三位銷售代表介紹各自的經驗，最後表彰50家優秀代理商。會議期間，還要組織與會代表參觀企業，利用一個晚上的時間舉辦一場聯歡晚會，安排代表遊覽上海市內的幾個景點。

為保證會議的成功舉辦，公司還決定會議地點安排在上海國際會議中心，食宿也在上海國際會議中心。同時各部門抽調10人組成大會籌備處，由張副經理負責，具體工作包括準備會議所需文件、材料，寄發會議通知，接待，安排食宿，佈置會場，聯繫上海國際會議中心及旅遊景點，預訂返程車、船、機票，邀請新聞媒體，組織聯歡晚會，購置禮品等。總經理還特別強調，要在保證會議隆重、熱烈、節儉的前提下，儘量讓代表們吃好、住好、玩好。

根據公司領導的意見，張副經理立即從各部門抽調了10位同志成立了大會籌備處，並召開了會務工作會議，對會議準備工作進行了部署和分工。

思考題：

1.為中迅顯示器有限公司代理商會議擬定一份會議方案。

2.根據會議的規模、層次和主題，會議籌備處應具體劃分哪幾個小組展開準備工作。

3.以籌備處的名義提交一份本次會議經費預算方案報總經理審批。

4.請根據會議的內容製作一份會議日程表(要有日期、時間、內容安排、地點、參加入、負責人、備註等項)。

5.請根據會議內容擬寫一份會議通知。

6.製作一份會議簽到單。

會場佈置

菁菁飼料工業總公司是一家國有老企業，年產200萬噸"龍"牌系列全價飼料，工藝設備先進，技術力量雄厚，飼料產品系列配套，特別是公司採用國際先進配方後，生產的`"龍"牌系列全價飼料含有畜禽生長所必需的各種維生素、氨基酸、微量元素、抗菌素及營養素，具有營養全、飼料省、長得快、防疾病等特點，為不同品種、不同生長階段的畜禽提供充足的營養物質。產品經公司下屬的大壯豬場試驗飼養，外貿出口豬優良品質率名列全國前茅，產品還被認定為全國優質產品。

再過一個月，就是企業成立50週年。為此，公司已決定舉辦一系列紀念活動，一方面回顧總結企業50年來走過的歷程，繼承和發揚當年艱苦創業的優良傳統和精神，另一方面是研究確定下一步企業發展戰略，尋求新的發展機遇。

在系列紀念活動中，安排了4次會議：

(1)慶典大會。邀請市領導、行業協會領導、新聞記者、有關專家、客户代表、退休老職工，以及企業員工代表約300人出席。根據會議方案，主席台將安排3位市領導、2位行業領導、2位專家、1位客户代表、1位退休老職工和企業總經理、副總經理共11人就座。

(2)報告會。請2位專家講授飼料行業的發展狀況、新技術及國外發展現狀等。會議規模為100人。

（3)企業發展戰略研討會。邀請研究院所、高等院校及行業機構的專家、學者以及金融界人士20人與15名企業中層以上領導幹部，共同研討企業下一步的發展戰略，請專家為企業把脈，為企業開出處方。

(4)勞動模範座談會。擬邀請企業內各級勞動模範11人，與企業4位黨政領導及工會主席進行座談，回顧創業歷程，聽取勞模對企業發展的意見和建議。

本着節儉辦會的原則，根據公司的安排，4次會議的會場佈置均由公司祕書小武負責。

思考題：

1、實訓分小組進行，每個小組確定一名負責人。

2、每個小組在四個會場中任選一個會場進行仿真佈置。要按真實會場佈置的要求進行實訓，並達到：

1.佈置慶典大會會場要熱烈、隆重。

2.佈置報告會會場要莊重、美觀。

3.佈置研討會會場要莊重、舒適。

4.佈置座談會會場要輕鬆、和緩。

祕書實務與案例分析3

開會時原則上不接電話

琳達是東訊電子(廣州)公司董事長兼總經理的祕書。這天上午上司正在主持召開公司的董事會。公司有規定，在開董事會時，參加人員一般不接電話，等散了會再説。十點左右，朗日公司的總經理胡戈來電話找上司。朗日公司是本公司的大客户，胡總對琳達説他有急事要與上司商量。面對這種情況，琳達應該怎麼辦?下面有5個選項：

a、胡總，對不起!我們總經理正在開會，不能接聽電話。

b、胡總，實在不湊巧，我們總經理正在參加董事會，估計會議要到12點鐘才結束。回頭我們再給您來個電話，您看這樣可以嗎?

c、胡總，請您稍等一下，我們總經理剛剛散會，我馬上幫您去找找。

d、胡總，請您等一下，我馬上叫我們總經理來接電話!

e、胡總，實在對不起，我們表總不在公司。

請從上面5個選項中挑選出1個你認為合適的，並説明理由。

本題c

當你説幫對方去找找以後，你就可以去向上司悄悄彙報，聽取他的指示，如果他認為事情不急，不願意去接電話，那麼，你就要這樣回答對方：“實在對不起，這會兒不知總經理上哪兒去了，回頭見着總經理，我們就給您去個電話，您看這樣可以嗎?”如果上司願意來接，你就可以説剛剛找到了喪總。這樣，你既沒自作主張，又照顧到了對方的面子。

上司不想接廣告公司的電話

琳達是全能食品(廣州)公司總經理的祕書。快到年底了，公司馬上就要開懂事會了。由於銷售大幅度滑坡，總經理的心情非常煩躁。這天上午十點左右，廣告公司的總經理鄭斌來電話，想就明年的廣告代理問題與總經理交換一下看法。正忙得暈頭轉向的總經理一聽説談明年的廣告問題，就對琳達説：“不就是明年的廣告的事嗎?現在沒時間!” 面對這種情況，琳達應該怎麼辦?下面有5個選項：

a、鄭總，我們總經理今天安排實在太滿，很難抽出時間，回頭我們給你打過去，可以嗎?

b、鄭總，您的事我們總經理知道了，下次再約時間吧。

c、鄭總，我們總經理正急着趕份材料，不能接電話。

d、鄭總，關於明年的廣告問題，跟我們公司市場部梅經理談談可以嗎?

e、鄭總，我們總經理今日身體有些舒服，您先跟我説説，我再轉告他可以嗎?

請從上面5個選項中挑選出1個你認為合適的，並説明理由。

本題a

一個優秀的祕書在於與上司之間形成一種默契，她能理解上司的每一個意圖。在年終這個事情繁雜，再加上業績欠佳的時候，上司的心情煩躁，説些言不由衷的話是很正常的，因此，在這個時候，應該更好地去了解和把握上司的，成為上司名副其實的'助手。年底説忙，對方完全能理解，這樣，待上司心情好些之後，上司自然會與對方聯繫。

接受指示時來電話

琳達是冰川鋼鐵(中國)公司總經理的祕書。下週就要召開全國經銷商大會了，這天上午琳達正在就會議的籌備工作接受上司的指示的時候，她辦公桌上的外線電話響了。琳達只好對上司説了聲“對不起”後回自己辦公室接電話，結果這電話是找上司的。而對這種情況，琳達應該怎麼辦?下面有5個選項：

a、問對方是什麼事情，如果是急事就轉給上司。

b、説上司現在很忙，問對方可不可以先找公司的其他人。

c、像平時一樣問對方是什麼事情，她幫助轉達給上司。

d、告訴對方説上司正在商量工作，完了之後就馬上打電話給他。

e、説上司現在正在商量工作，完了以後再轉達給上司。

請從上面5個選項中挑選出1個你認為合適的，並説明理由。

答案c

即使祕書是在接受指示的過程中，如果外線電話響了(這意味着是由公司外部打來的)，祕書就應馬上去接電話，更何況這電話本來就是打給上司的。把對方的意思轉達給上司，雖然會影響上司作指示，但這影響並不大，轉達完了仍可以繼續，所以，應像平時接電話那樣，問對方是什麼事情，她幫助轉達給上司。