檔案管理論文範文

檔案管理論文

檔案在 法律 上的憑證作用基於它的原始性。因此，認定 電子 文件的原始性，是保證其具有憑證作用的關鍵。

一、 電子文件原始性的認定 對於紙質文件來説， 內容 的原始性附着在形式的原始性上，人們可以藉助形式的原始性來證實和確認內容的原始性。紙質文件的原始性體現為內容和形式的統一，對於任何一項形式上的變化，人們都有理由對它的原始性表示懷疑。但電子文件的內容與形式是相對獨立的，不僅內容易於變化，而且失去了固定的形式，因此，對電子文件的原始性進行認定是非常困難的。主要表現在以下幾個方面：

（一）、電子文件易於修改，而且改動後可以不留任何痕跡。雖然已有一些技術可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內容發生變化的可能性總是比紙質文件要大得多，從而使人們感到把握其內容原貌的困難。在 網絡 上傳遞的電子文件也有可能被非法截獲或更改。

（二）、電子文件製作過程的虛擬化使得對其原件的界定難於實現。電子文件的製作者不一定像製作紙質文件那樣必須製出一份或一批原件來行使其職責，有時它只不過製作一個“窗口”，將必要的信息集中在一起，並在需要的時候將其輸出。這個“窗口”可以在眾多的電子 計算 機上顯示出來，也可被不同的“收文者”拷貝到他的電子計算機存儲器上或轉換成硬拷貝保存起來。在不同時間、不同地點、由不同人獲得的同一內容文件可以毫無區別，無法區別其中哪個是“原件”，哪個是“複製件”。

（三）、電子計算機軟硬件技術的不斷更新換代，迫使電子文件必須不斷地適應新的“生存環境”，這種適應往往需要以自身結構、格式的改變為代價。因此，長期保存的電子文件很可能在結構和格式上與最初形成的大不相同。

（四）、電子文件不再具有固定的存儲載體，根據利用需要，人們可以採用不同的方式輸出。對於長期保存的電子文件，還需要定期進行復制，轉換載體，以防信息損失。電子文件沒有了固定的載體，也就無法通過載體來判定電子文件的原始性。

（五）、電子文件不再具有特定的字跡，人們可以根據需要以不同的字體、字號將電子文件輸出，無法從字跡上分辨其原始性。

（六）、 目前 電子文件的簽署技術還不普及，我們還不能為每一份電子文件蓋章或親自簽名，因此，也就無法藉助印章或簽署的字跡來判斷一份電子文件是否為原件。 電子文件的這些特點使我們無法採用與紙質文件相同的標準和 方法 來判斷它的原始性，需要為它建立一個新的“原始性”概念。對於一份電子文件來説，只要它的內容確確實實是在當時由原作者撰寫或製作出來的，此後又從未修改過，我們就應該承認它是原始的，儘管它沒有固定的載體，沒有實在的物理形態，甚至因轉換而失去了原來的格式。這種“原始性”概念與紙質文件原件的區別主要在於，它拋棄了文件形式上的原始性，僅以文件中所含信息的真實、準確，即內容的原始性為惟一標準。根據 現代 信息技術的特點和 社會 各方面對電子文件的需要，我們認為建立這樣一個“原始性”的新概念是適當和必要的，它將是電子文件轉化為電子檔案，全面行使“ 歷史 記錄”和“社會記憶”功能的根本，是電子檔案具有憑證作用和法律效力的基礎。但是，對這種看不見摸不着的原始性加以判斷和維護卻是一件十分困難的、涉及多方因素的事情，這個 問題 的'解決有賴於信息技術的進步、電子文件管理水平的提高以及有關法律的建立和完善。

二、 確保 電子 文件原始性的技術措施 電子文件是高 科技 的產物，它的各種性能是由技術決定的。隨着電子文件的廣泛使用，信息安全技術就顯得特別重要，電子文件的製作者、管理者和檔案工作者都應積極採用有關技術措施，提高電子文件的可靠性。

加密技術 電子通信系統中可採用“雙密鑰碼”進行加密。在 網絡 中的每一個加密通信者擁有一對密鑰：一個是可以公開的加密密鑰，另一個是嚴格保密的解密密鑰，發方使用收方的公開密鑰發文，收方用只有自已知道的解密密鑰解密，這樣任何人都可以利用公開密鑰向收方發送電子文件，而只有收方才能識別這些加密的電子文件 內容 。由於加密和解密使用不同的密鑰，因此第三者很難從截獲的密文中解出原文內容來，無法對它進行篡改，從而保護電子文件在傳輸過程中的原始性、真實性。